किसी हस्ताक्षरित दस्तावेज़ को अब मुद्रण, स्कैनिंग या मेलिंग की आवश्यकता नहीं है. चाहे आप एक व्यावसायिक पेशेवर, फ्रीलांसर या कानूनी विशेषज्ञ हों, Word दस्तावेज़ पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से हस्ताक्षर करना जानना समय बचाता है और दक्षता सुनिश्चित करता है। एक Microsoft Word दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर जोड़ने के लिए अंतर्निहित विकल्प प्रदान करता है, जबकि तृतीय-पक्ष उपकरण अतिरिक्त लचीलापन प्रदान करते हैं।
हालांकि, सभी हस्ताक्षर समान सुरक्षा प्रदान नहीं करते हैं। एक बुनियादी इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर ज्यादातर मामलों के लिए काम करता है, लेकिन एक प्रमाण पत्र द्वारा समर्थित एक डिजिटल हस्ताक्षर उच्चतम प्रमाणीकरण और कानूनी वैधता प्रदान करता है। इस गाइड में दस्तावेजों को सुरक्षित और कुशलता से हस्ताक्षर करने के सर्वोत्तम तरीकों को शामिल किया गया है।
विषय-सूची
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर बनाम डिजिटल हस्ताक्षर को समझना
- इलेक्ट्रॉनिक रूप से एक शब्द दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर कैसे करें (चरण-दर-चरण)
- किसी Word दस्तावेज़ में डिजिटल हस्ताक्षर कैसे जोड़ें
- अपने दस्तावेज़ों को सही तरीके से प्रमाणित करें
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर बनाम डिजिटल हस्ताक्षर को समझना
जब आप इलेक्ट्रॉनिक रूप से किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करते हैं, तो आप अनुबंध दिखाने के लिए एक चिह्न जोड़ रहे होते हैं, लेकिन सभी हस्ताक्षर समान स्तर की सुरक्षा प्रदान नहीं करते हैं. इससे पहले कि आप किसी Word दस्तावेज़ पर डिजिटल रूप से हस्ताक्षर करें, मूल इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर और सत्यापित डिजिटल हस्ताक्षर के बीच अंतर को समझना महत्वपूर्ण है।
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर क्या है?
एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कोई भी निशान है जो किसी दस्तावेज़ में सहमति को इंगित करता है। इसमें एक टाइप किया गया नाम, हस्तलिखित हस्ताक्षर की सम्मिलित छवि, या टचस्क्रीन पर खींचा गया हस्ताक्षर शामिल है। सुविधाजनक होने पर, इन हस्ताक्षरों में अंतर्निहित सुरक्षा का अभाव होता है और इन्हें आसानी से कॉपी या बदला जा सकता है।
डिजिटल सिग्नेचर क्या है?
Word दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने के लिए कोई डिजिटल हस्ताक्षर सबसे सुरक्षित तरीका है. यह दस्तावेज़ को एन्क्रिप्ट करता है और हस्ताक्षरकर्ता की पहचान सत्यापित करने के लिए दस्तावेज़ हस्ताक्षर प्रमाणपत्र का उपयोग करता है। एक मूल छवि के विपरीत, एक डिजिटल हस्ताक्षर फ़ाइल को लॉक करता है, अनधिकृत परिवर्तनों को रोकता है। Microsoft Word में, आप दृश्यमान चिह्न जोड़े बिना प्रामाणिकता सत्यापित करने के लिए किसी अदृश्य डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग कर सकते हैं.
मुख्य अंतर
- प्रतिभूति: एक बुनियादी इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सिर्फ एक छवि या पाठ है, जबकि एक डिजिटल हस्ताक्षर एन्क्रिप्टेड और सत्यापन योग्य है।
- कानूनी वैधता: कई उद्योगों को अनुपालन के लिए दस्तावेज़ हस्ताक्षर प्रमाणपत्र की आवश्यकता होती है, जिससे डिजिटल हस्ताक्षर कानूनी रूप से लागू करने योग्य हो जाते हैं।
- सत्यापन: Microsoft Word आपको आधिकारिक अनुमोदन के लिए एक अदृश्य डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ने या Microsoft Office हस्ताक्षर पंक्ति का उपयोग करने की अनुमति देता है।
Microsoft Office हस्ताक्षर पंक्ति या अदृश्य डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग सुरक्षा, अनुपालन और मन की शांति सुनिश्चित करता है. यदि आपको व्यावसायिक, कानूनी या आधिकारिक उद्देश्यों के लिए Word दस्तावेज़ पर डिजिटल रूप से हस्ताक्षर करने की आवश्यकता है, तो दस्तावेज़ हस्ताक्षर प्रमाणपत्र धोखाधड़ी और अनधिकृत संपादनों के विरुद्ध उच्चतम सुरक्षा प्रदान करता है.
इलेक्ट्रॉनिक रूप से एक शब्द दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर कैसे करें (चरण-दर-चरण)
आप अपनी आवश्यकताओं के आधार पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से Word दस्तावेज़ पर कई तरीकों से हस्ताक्षर कर सकते हैं। चाहे आप Microsoft Word के अंतर्निहित टूल या तृतीय-पक्ष समाधानों का उपयोग करें, इस मार्गदर्शिका में सबसे प्रभावी विधियाँ शामिल हैं।
1. माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की बिल्ट-इन सिग्नेचर लाइन का उपयोग करना
Microsoft Word डिजिटल या हस्तलिखित हस्ताक्षर का उपयोग करके एक समर्पित उपकरण प्रदान करता है। यह विधि प्रमाणीकरण की आवश्यकता वाले आधिकारिक दस्तावेजों के लिए आदर्श है।
- अपने Word दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक रूप से खोलें और अपना कर्सर वहाँ रखें जहाँ आप हस्ताक्षर सम्मिलित करना चाहते हैं.
- इन्सर्ट टैब पर जाएं और टेक्स्ट सेक्शन के तहत साइन लाइन पर क्लिक करें चुनें।
- एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा, जो आपको हस्ताक्षरकर्ता का नाम, शीर्षक और निर्देश जैसे विवरण दर्ज करने के लिए प्रेरित करेगा।
- विवरण भरने के बाद, ओके पर क्लिक करें। एक पंक्ति दिखाई देगी जहां हस्ताक्षर जाना चाहिए।
- हस्ताक्षर करने के लिए, लाइन पर क्लिक करें। यदि आप डिजिटल प्रमाणपत्र का उपयोग कर रहे हैं, तो अपनी पहचान प्रमाणित करने के लिए संकेतों का पालन करें.
- एक बार हस्ताक्षर करने के बाद, एक छोटा हस्ताक्षर आइकन दिखाई देता है, जो दर्शाता है कि दस्तावेज़ सुरक्षित है।
हस्ताक्षर प्रमाणपत्र का उपयोग दस्तावेज़ की प्रामाणिकता सुनिश्चित करता है, जिससे यह कानूनी रूप से लागू करने योग्य हो जाता है। यदि आवश्यक हो, तो आप एक अदृश्य हस्ताक्षर भी जोड़ सकते हैं, जो एक दृश्यमान चिह्न प्रदर्शित किए बिना दस्तावेज़ को सत्यापित करता है।
2. अपने हस्ताक्षर की स्कैन की गई छवि सम्मिलित करना
यदि आप हस्तलिखित रूप पसंद करते हैं, तो आप अपने हस्ताक्षर की छवि फ़ाइल का उपयोग कर सकते हैं।
- कागज के एक टुकड़े पर हस्ताक्षर करें और इसे अपने फोन या स्कैनर का उपयोग करके स्कैन करें।
- इसे PNG या JPG के रूप में सेव करें।
- अपना Word दस्तावेज़ खोलें और सम्मिलित करें टैब पर जाएँ.
- चित्रों का चयन करें और अपनी हस्ताक्षर छवि अपलोड करें।
- आकार बदलें और तदनुसार इसे स्थिति दें।
यह विधि आसान है लेकिन एन्क्रिप्शन का अभाव है, जिससे यह आधिकारिक दस्तावेजों के लिए कम सुरक्षित है।
3. टचस्क्रीन या माउस से अपना हस्ताक्षर बनाना
अधिक व्यक्तिगत स्पर्श के लिए, आप सीधे Word में अपना हस्ताक्षर आरेखित कर सकते हैं.
- वर्ड डॉक खोलें और ड्रा टैब पर नेविगेट करें और पेन टूल चुनें।
- दस्तावेज़ पर सीधे हस्ताक्षर करने के लिए टचस्क्रीन या माउस का उपयोग करें.
अगर आपको ड्रा टैब दिखाई नहीं देता है, तो:
- फ़ाइल > विकल्प पर क्लिक करें।
- Word विकल्प विंडो में, रिबन अनुकूलित करें पर जाएँ.
- दाएँ पैनल में ड्रा के लिए बॉक्स को चेक करें।
- ठीक क्लिक करें, और ड्रा टैब दिखाई देना चाहिए।
सुविधाजनक होने पर, यह विधि डिजिटल या हस्ताक्षर प्रमाणपत्र की तरह सत्यापन या सुरक्षा प्रदान नहीं करती है।
4. तृतीय-पक्ष ई-हस्ताक्षर सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना
यदि आपको अक्सर दस्तावेज़ों पर ई-हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है, तो Adobe Sign जैसे तृतीय-पक्ष उपकरण एक सुरक्षित, कुशल समाधान प्रदान करते हैं।
- Word दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक रूप से Adobe Sign या किसी अन्य विश्वसनीय ई-हस्ताक्षर प्लेटफ़ॉर्म पर अपलोड करें।
- अपने हस्ताक्षर और अन्य आवश्यक विवरण जोड़कर हस्ताक्षर प्रक्रिया का पालन करें।
- एक बार पूरा हो जाने पर, हस्ताक्षरित तिथि को ट्रैकिंग के लिए दस्तावेज़ में एम्बेड किया जाएगा।
कुछ सेवाएँ USB स्मार्ट कार्ड टोकन या कंप्यूटर के क्रिप्टोग्राफ़िक API का उपयोग अतिरिक्त सुरक्षा के लिए हस्ताक्षर सत्यापित करने के लिए करती हैं. USB स्मार्ट कार्ड टोकन एक भौतिक उपकरण है जो आपके हस्ताक्षर प्रमाणपत्र को संग्रहीत करता है, यह सुनिश्चित करता है कि केवल अधिकृत उपयोगकर्ता ही इसे सुरक्षित रूप से हस्ताक्षरित कर सकते हैं। जब कंप्यूटर में प्लग किया जाता है, तो यह अनधिकृत पहुंच को रोकते हुए प्रमाणीकरण कुंजी के रूप में काम करता है।
इस बीच, एक कंप्यूटर का क्रिप्टोग्राफ़िक एपीआई एन्क्रिप्शन कुंजियों को सुरक्षित रूप से संभालकर सॉफ़्टवेयर-आधारित सत्यापन को सक्षम बनाता है और यह सुनिश्चित करता है कि हस्ताक्षर सख्त सुरक्षा प्रोटोकॉल का पालन करता है। ये विधियाँ सुरक्षा की एक अतिरिक्त परत प्रदान करती हैं, जिससे दस्तावेज़ छेड़छाड़-रहित और कानूनी रूप से बाध्यकारी हो जाता है।
किसी Word दस्तावेज़ में डिजिटल हस्ताक्षर कैसे जोड़ें
हस्ताक्षरकर्ता की पहचान सत्यापित करना सुनिश्चित करते हुए एक डिजिटल हस्ताक्षर इलेक्ट्रॉनिक रूप से एक शब्द दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने का सबसे सुरक्षित तरीका है। एक बुनियादी ई-हस्ताक्षर के विपरीत, एक डिजिटल हस्ताक्षर एन्क्रिप्ट किया गया है, कानूनी रूप से बाध्यकारी है, और दस्तावेज़ को अनधिकृत संशोधनों से बचाता है। चाहे आप अनुबंध, समझौते, या व्यावसायिक कागजी कार्रवाई पर हस्ताक्षर कर रहे हों, यह विधि प्रामाणिकता की गारंटी देती है।
डिजिटल हस्ताक्षर कैसे काम करता है?
जब आप किसी Word दस्तावेज़ में कोई डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ते हैं, तो Microsoft Word किसी प्रमाणपत्र संग्रह से लिंक किया गया एक अद्वितीय, एन्क्रिप्टेड कोड एम्बेड करता है. यह प्रमाणपत्र जानकारी हस्ताक्षरकर्ता की पहचान की पुष्टि करती है और सुनिश्चित करती है कि दस्तावेज़ में छेड़छाड़ नहीं की गई है।
यदि कोई हस्ताक्षरित दस्तावेज़ संपादित करता है, तो हस्ताक्षर अमान्य हो जाता है, संभावित धोखाधड़ी या अनधिकृत परिवर्तनों का संकेत देता है।
कोई डिजिटल हस्ताक्षर बनाने के लिए, आपको किसी विश्वसनीय प्रमाणपत्र प्राधिकारी द्वारा जारी दस्तावेज़ हस्ताक्षर प्रमाणपत्र की आवश्यकता होती है. यह प्रमाणपत्र प्रमाण के रूप में कार्य करता है कि हस्ताक्षर कानूनी रूप से मान्य है।
चरण 1: कोई डिजिटल प्रमाणपत्र प्राप्त करें
- एक प्रमाणपत्र प्राधिकरण चुनें और दस्तावेज़ हस्ताक्षर प्रमाणपत्र का अनुरोध करें।
- अपने हस्ताक्षरकर्ता की पहचान की पुष्टि करने के लिए उनकी सत्यापन प्रक्रिया का पालन करें।
- एक बार जारी करने के बाद, प्रमाणपत्र को Microsoft Windows में अपने प्रमाणपत्र स्टोर में स्थापित करें।
यह चरण महत्वपूर्ण है क्योंकि Word मान्य हस्ताक्षर प्रमाणपत्र के बिना आपके हस्ताक्षर को प्रमाणित नहीं कर सकता.
चरण 2: एमएस वर्ड खोलें और दस्तावेज़ तैयार करें
- एमएस वर्ड खोलें और उस फ़ाइल को लोड करें जिस पर आप हस्ताक्षर करना चाहते हैं।
- मेनू बार में फ़ाइल टैब पर क्लिक करें, फिर हस्ताक्षर जोड़ें चुनें।
- यदि कई लोगों को हस्ताक्षर करने की आवश्यकता है, तो आगे बढ़ने से पहले हस्ताक्षर आदेश को परिभाषित करें।
यह सुनिश्चित करता है कि दस्तावेज़ हस्ताक्षर करने के लिए सही ढंग से संरचित है।
चरण 3: कोई हस्ताक्षर फ़ील्ड सम्मिलित करना
- शब्द रिबन में सम्मिलित करें टैब पर क्लिक करें।
- निर्दिष्ट हस्ताक्षर स्थान बनाने के लिए हस्ताक्षर फ़ील्ड चुनें.
- इसे सक्रिय करने के लिए हस्ताक्षर फ़ील्ड के अंदर डबल-क्लिक करें।
यदि आपको हस्ताक्षर फ़ील्ड विकल्प दिखाई नहीं देता है, तो हस्ताक्षर देखें के अंतर्गत मार्कअप उपकरण पट्टी सक्षम करें.
चरण 4: दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करें
अब, अपना डिजिटल हस्ताक्षर लागू करें:
- मेनू पट्टी में साइन बटन क्लिक करें.
- अपनी स्थापित प्रमाणपत्र जानकारी का चयन करें.
- यदि संकेत दिया जाए, तो अपना हस्ताक्षर पासवर्ड या पिन दर्ज करें।
- प्रक्रिया को अंतिम रूप देने के लिए क्लिक साइन दबाएं।
एक छोटा हस्ताक्षर चिह्न प्रकट होता है, जो दस्तावेज़ के हस्ताक्षरित होने की पुष्टि करता है. यदि आप किसी अदृश्य हस्ताक्षर (पृष्ठ पर दृश्यमान हुए बिना मेटाडेटा में संग्रहीत हस्ताक्षर) का उपयोग कर रहे हैं, तो वह दृश्यमान रूप से दिखाई नहीं देगा, लेकिन दृश्य हस्ताक्षर फलक में पाया जाएगा.
चरण 5: अपना हस्ताक्षर सत्यापित करें
- सभी लागू किए गए हस्ताक्षरों की जाँच करने के लिए हस्ताक्षर देखें क्लिक करें.
- यदि आपके नाम के आगे एक छोटा हस्ताक्षर आइकन दिखाई देता है, तो प्रक्रिया पूरी हो गई है।
- यदि आवश्यक हो, तो आप हस्ताक्षर संपादित कर सकते हैं, निकाल सकते हैं या पुनः लागू कर सकते हैं.
यदि दस्तावेज़ को हस्ताक्षर करने के बाद संशोधित किया जाता है, तो Word एक चेतावनी प्रदर्शित करेगा कि हस्ताक्षर अमान्य है।
वैकल्पिक हस्ताक्षर के तरीके
प्रमाणपत्र संग्रह का उपयोग करने के अलावा, आप विभिन्न विधियों का उपयोग करके Word फ़ाइल पर हस्ताक्षर कर सकते हैं:
- स्मार्ट कार्ड साइनिंग: अतिरिक्त सुरक्षा के लिए अपने USB पोर्ट में USB स्मार्ट कार्ड टोकन डालें।
- इमेज चुनें: इमेज फ़ाइल टाइप करने के बजाय अपने हाथ से लिखे हस्ताक्षर से अपलोड करें.
- टच स्क्रीन साइनिंग: स्टाइलस या टचपैड का उपयोग करके अपना हस्ताक्षर बनाएं।
- तृतीय-पक्ष टूल: Adobe Sign या अन्य ई-साइन प्लेटफ़ॉर्म जैसी सेवाओं का उपयोग करें.
प्रत्येक विधि आपके दस्तावेज़ हस्ताक्षर आवश्यकताओं के आधार पर लचीलापन प्रदान करती है।
एक बार जब आप हस्ताक्षर करने की प्रक्रिया पूरी कर लेते हैं, तो आपका Word दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक रूप से कानूनी रूप से बाध्यकारी हो जाता है। यदि आपको कभी भी इसकी प्रामाणिकता सत्यापित करने की आवश्यकता हो, तो दृश्य हस्ताक्षर पैनल देखें।
अब, आपका Word दस्तावेज़ सुरक्षित, पेशेवर और अनधिकृत परिवर्तनों से सुरक्षित है।
अपने दस्तावेज़ों को सही तरीके से प्रमाणित करें
Word दस्तावेज़ पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से हस्ताक्षर करने का तरीका समझना केवल पहला कदम है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके हस्ताक्षर कानूनी रूप से मान्य, छेड़छाड़-रहित और पूरी तरह से सत्यापन योग्य हैं, आपको एक विश्वसनीय दस्तावेज़ हस्ताक्षर प्रमाणपत्र की आवश्यकता है। एक डिजिटल हस्ताक्षर आपके दस्तावेज़ों में विश्वसनीयता जोड़ता है, धोखाधड़ी से बचाता है, और आपके व्यवसाय को उद्योग के नियमों के अनुरूप रखता है।
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