ईमेल के माध्यम से सुरक्षित रूप से दस्तावेज़ कैसे भेजें

संचार और फ़ाइल साझाकरण के लिए ईमेल हमेशा एक आवश्यक उपकरण रहा है। हालांकि, यह सबसे कमजोर बना हुआ है। गोपनीयता और डेटा सुरक्षा उल्लंघनों के आसपास बढ़ती चिंताओं के साथ, ईमेल के माध्यम से भेजे गए संवेदनशील दस्तावेजों में पर्याप्त सुरक्षा होनी चाहिए।

इस लेख में, हम आपको ईमेल के माध्यम से सुरक्षित रूप से दस्तावेज़ भेजने का तरीका दिखाएंगे। हमारे सुझावों का पालन करके, आप निश्चिंत हो सकते हैं कि आपके दस्तावेज़ उनके इच्छित प्राप्तकर्ताओं तक सुरक्षित रूप से पहुंचेंगे, जिससे आपको साइबर खतरों से भरे डिजिटल स्थान में मन की शांति मिलेगी। चलो सीधे इसमें शामिल होते हैं!

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दस्तावेजों को सुरक्षित रूप से ईमेल करने के 4 तरीके

1. एंड-टू-एंड ईमेल एन्क्रिप्शन का उपयोग करें
2. एन्क्रिप्टेड ईमेल सेवाओं का उपयोग करें
3. फ़ाइल-साझाकरण सेवाओं के माध्यम से अपनी फ़ाइलें सुरक्षित रूप से भेजें
4. दस्तावेज़ों और फ़ाइलों को सशक्त पासवर्ड से सुरक्षित रखें

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चाहे आप गोपनीय रिपोर्ट भेजने वाले व्यावसायिक पेशेवर हों या संवेदनशील जानकारी साझा करने वाले व्यक्ति, अपने डेटा को गलत हाथों में पड़ने से बचाने के लिए सुरक्षित दस्तावेज़ ट्रांसमिशन के सर्वोत्तम अभ्यासों को समझना महत्वपूर्ण है।

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ईमेल के माध्यम से सुरक्षित रूप से दस्तावेज़ भेजने के 4 सर्वोत्तम तरीके

मजबूत और विश्वसनीय दस्तावेज़ हस्तांतरण की कुंजी निवारक सुरक्षा उपायों को अपनाना है जो साइबर चोरों को दूर रखेंगे। ईमेल द्वारा सुरक्षित रूप से दस्तावेज़ भेजने के चार सिद्ध तरीके नीचे सूचीबद्ध हैं।

1. एंड-टू-एंड ईमेल एन्क्रिप्शन का उपयोग करें

एंड-टू-एंड ईमेल एन्क्रिप्शन आपके टेक्स्ट और फ़ाइलों की सुरक्षा का एक सुरक्षित तरीका है। यह भेजे जाने से पहले ईमेल को एन्क्रिप्ट करने के लिए कुंजियों के एक सेट का उपयोग करके काम करता है और प्राप्त होने पर संदेश को डिक्रिप्ट करता है। आपके एक्सचेंज अब पठनीय नहीं हैं, लेकिन इसके बजाय तले हुए सिफर टेक्स्ट में परिवर्तित हो गए हैं।

दो मुख्य एंड-टू-एंड एन्क्रिप्शन प्रोटोकॉल आपके ईमेल संदेश और अटैचमेंट को सुरक्षित करते हैं:

1. एस/माइम
2. पीजीपी/माइम

यहां उनमें से प्रत्येक का त्वरित अवलोकन दिया गया है:

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एस/माइम

S/MIME (सुरक्षित/बहुउद्देशीय इंटरनेट मेल एक्सटेंशन) प्रोटोकॉल एक केंद्रीकृत प्राधिकारी पर निर्भर करता है। यह ईमेल संदेशों को एन्क्रिप्ट करके और डिजिटल हस्ताक्षर जोड़कर ईमेल सुरक्षा को बढ़ाता है। एन्क्रिप्शन मैन-इन-द-बीच हमलों के खिलाफ ईमेल सामग्री की सुरक्षा करता है, जबकि डिजिटल हस्ताक्षर प्रेषक की पहचान को प्रमाणित करता है और पुष्टि करता है कि प्रेषक ने वास्तव में संदेश भेजा था।

उसके ऊपर, S/MIME इनबॉक्स छोड़ने के बाद मूल संदेश में किसी भी परिवर्तन का पता लगाता है। लगभग सभी आधुनिक ईमेल क्लाइंट S/MIME प्रोटोकॉल का समर्थन करते हैं।

S/MIME के साथ ईमेल सुरक्षित करना बहुत सीधा है। आपको बस एक विश्वसनीय प्रमाणपत्र प्राधिकारी द्वारा जारी एक ईमेल प्रमाणपत्र की आवश्यकता है। ईमेल प्रमाणपत्र संदेशों को एन्क्रिप्ट और डिक्रिप्ट करने के लिए PKI (सार्वजनिक कुंजी अवसंरचना) का उपयोग करते हैं. S/MIME ईमेल के माध्यम से दस्तावेज़ भेजने का एक बुलेटप्रूफ तरीका है और दुनिया भर के व्यवसायों द्वारा बड़े पैमाने पर इसका उपयोग किया जाता है।

आप एसएसएल ड्रैगन से एस / एमआईएमई प्रमाणपत्र प्राप्त कर सकते हैं। हमने Outlook में S/MIME एन्क्रिप्शन को सक्षम करने के तरीके के बारे में एक विस्तृत मार्गदर्शिका भी लिखी है.

जीमेल पर S/MIME कैसे सक्रिय करें

कृपया ध्यान दें कि S/MIME सुविधा केवल Gmail Enterprise के लिए उपलब्ध है; शिक्षा बुनियादी बातों, मानक, शिक्षण और सीखने उन्नयन, और प्लस उपयोगकर्ताओं.

1. सबसे पहले, आपको संदेश एन्क्रिप्शन के लिए होस्ट किए गए S/MIME को सक्षम करना होगा।
2. अपना ई-मेल लिखें।
3. प्राप्तकर्ता से संबंधित विकल्पों के पास दाईं ओर स्थित लॉक आइकन पर क्लिक करें।
4. S/MIME सेटिंग बदलने के लिए विवरण देखें चुनें या एन्क्रिप्शन का अपना पसंदीदा स्तर चुनें:
   • हरा: ईमेल S/MIME द्वारा एन्क्रिप्ट किया गया है और इसे पढ़ने से पहले एक निजी कुंजी के माध्यम से डिक्रिप्शन n की आवश्यकता होती है।
   • ग्रे: ईमेल TLS (ट्रांसपोर्ट लेयर सिक्योरिटी) से सुरक्षित है। नोट: इस विकल्प के काम करने के लिए, प्रेषक और प्राप्तकर्ता दोनों को पत्राचार के दौरान संचार एन्क्रिप्ट करने के लिए TLS का उपयोग करना चाहिए।
   • संचरण के दौरान।
   • लाल: ईमेल एन्क्रिप्ट नहीं किया गया है और सादे पाठ में भेजा जाएगा।

IOS पर S/MIME कैसे सक्रिय करें

IOS पर S/MIME एन्क्रिप्शन लागू करने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:

• उन्नत सेटिंग्स पर नेविगेट करें और S/MIME विकल्प सक्षम करें।
• एन्क्रिप्ट को डिफ़ॉल्ट रूप से हाँ में बदलें.
• अपना ईमेल लिखें।
• प्राप्तकर्ता के पास लॉक आइकन पर क्लिक करें।
• अपने दस्तावेज़ संलग्न करें।
• अपना ईमेल सुरक्षित रूप से भेजें।

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पीजीपी/माइम

MIME (बहुत अच्छी गोपनीयता / बहुउद्देशीय इंटरनेट मेल एक्सटेंशन) एक विकेन्द्रीकृत प्राधिकरण पर निर्भर करता है। यह हाइब्रिड क्रिप्टोसिस्टम द्वारा ई-मेल के एन्क्रिप्शन और हस्ताक्षर के लिए विशेष कोडिंग है। यह आपको अपना स्वयं का कुंजी कोड बनाने की अनुमति देता है और याहू, एओएल और एंड्रॉइड द्वारा समर्थित है।

PGP/MIME के नकारात्मक पक्ष को इसका उपयोग करने के लिए किसी तृतीय-पक्ष टूल की आवश्यकता होती है।

Android उपकरणों पर PGP/MIME के साथ ईमेल एन्क्रिप्ट करने के लिए आपको किसी तृतीय-पक्ष एप्लिकेशन की आवश्यकता है। काम करने के लिए सबसे लोकप्रिय ऐप में से एक OpenKeychain है। इसे ऐप स्टोर से डाउनलोड करें और दस्तावेज़ों और ईमेल को एन्क्रिप्ट करने, भेजने और डिक्रिप्ट करने के लिए सेटअप निर्देशों का पालन करें।

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3. एन्क्रिप्टेड ईमेल सेवाओं का उपयोग करें

यदि आप ईमेल को एन्क्रिप्ट करने का एक तेज़ तरीका चाहते हैं, तो एक वैकल्पिक विकल्प एक ईमेल सेवा प्रदाता का उपयोग करना है जो एंड-टू-एंड एन्क्रिप्शन प्रदान करता है। कुछ सबसे विश्वसनीय विकल्प हैं:

1. स्टार्टमेल
2. टूटनोटा
3. प्रोटॉनमेल

उनकी जांच – पड़ताल करें:

स्टार्टमेल

StartMail एक एन्क्रिप्टेड ईमेल सेवा है जो उपयोगकर्ता की गोपनीयता पर केंद्रित है। यह आपके ईमेल की सुरक्षा के लिए उन्नत एन्क्रिप्शन एल्गोरिदम और सुरक्षा उपायों को नियोजित करता है।

StartMail स्वचालित रूप से आपके डिवाइस पर आपके सभी को एन्क्रिप्ट करता है, और केवल इच्छित प्राप्तकर्ता ही उन्हें डिक्रिप्ट कर सकता है। नतीजतन, यह सुनिश्चित करता है कि भले ही कोई आपके ईमेल को ट्रांसमिशन के दौरान इंटरसेप्ट करता है, वे इसकी सामग्री को समझने में सक्षम नहीं होंगे।

StartMail में “वन-टाइम पासवर्ड” नामक एक सुविधा भी है, जो प्रत्येक लॉगिन सत्र के लिए एक अद्वितीय पासवर्ड की आवश्यकता के द्वारा सुरक्षा की एक अतिरिक्त परत जोड़ती है।

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टूटनोटा

टूटनोटा एक अन्य लोकप्रिय एन्क्रिप्टेड ईमेल प्रदाता है जो अपने उपयोगकर्ता के अनुकूल इंटरफेस और मजबूत सुरक्षा सुविधाओं के लिए जाना जाता है। टूटनोटा आपके संदेशों को प्रसारित होने से पहले आपके डिवाइस पर स्थानीय रूप से एन्क्रिप्ट करता है, और डिक्रिप्शन प्राप्तकर्ता के डिवाइस पर होता है। यह दृष्टिकोण सुनिश्चित करता है कि टूटनोटा के सर्वर भी आपके ईमेल की सामग्री तक नहीं पहुंच सकते हैं।

इसके अतिरिक्त, टूटनोटा एक “पासवर्ड रीसेट कोड” का समर्थन करता है जिसे आपके खाते में अनधिकृत पहुंच को रोकने के लिए पंजीकरण के दौरान स्थापित किया जा सकता है।

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प्रोटॉनमेल

प्रोटॉनमेल सबसे सुरक्षित और गोपनीयता-केंद्रित एन्क्रिप्टेड ईमेल सेवाओं में से एक है। यह शून्य-एक्सेस एन्क्रिप्शन के साथ एंड-टू-एंड एन्क्रिप्शन प्रदान करता है।

प्रोटॉनमेल ओपनपीजीपी एन्क्रिप्शन मानकों का उपयोग करता है, और आप सुरक्षा की एक अतिरिक्त परत के लिए दो-कारक प्रमाणीकरण भी सक्षम कर सकते हैं। प्रोटॉनमेल की एक अनूठी विशेषता पासवर्ड-संरक्षित लिंक के माध्यम से गैर-प्रोटॉनमेल उपयोगकर्ताओं को एन्क्रिप्टेड संदेश भेजने की क्षमता है, जो किसी के साथ सुरक्षित संचार सुनिश्चित करती है।

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3. फ़ाइल-साझाकरण सेवाओं के माध्यम से अपनी फ़ाइलें सुरक्षित रूप से भेजें

इंटरनेट फ़ाइल-साझाकरण सेवाओं से भरा हुआ है जो आपको अपनी फ़ाइलों को तृतीय-पक्ष क्लाउड सर्वर पर सुरक्षित रूप से अपलोड करने की अनुमति देता है। वे तब आसान होते हैं जब आपको बड़ी फ़ाइलें जैसे वीडियो या उच्च-गुणवत्ता वाली फ़ोटो भेजने की आवश्यकता होती है। OneDrive, iCloud, SendAnywhere और Dropbox जैसे ऐप्स सभी सुरक्षा मुद्दों का ध्यान रखते हुए फ़ाइल-साझाकरण को सुव्यवस्थित करते हैं। आपको बस इतना करना है कि फ़ाइल अनुमति स्तर सेट करें और फिर इच्छित प्राप्तकर्ता को ईमेल या चैट के माध्यम से लिंक भेजें।

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4. दस्तावेज़ों और फ़ाइलों को एक मजबूत पासवर्ड से सुरक्षित रखें

एक मजबूत पासवर्ड को कुछ भी नहीं धड़कता है जब एक विश्वसनीय पासवर्ड मैनेजर बेतरतीब ढंग से इसे उत्पन्न करता है। एक मजबूत पासवर्ड बनाएं और नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:

Microsoft Office दस्तावेज़ों को पासवर्ड से सुरक्षित कैसे करें

1. अपनी फ़ाइल खोलें.
2. फ़ाइल > जानकारी > दस्तावेज़ सुरक्षित करें (या Microsoft Excel में कार्यपुस्तिका सुरक्षित करें और PowerPoint में प्रस्तुति सुरक्षित करें) पर नेविगेट करें।
3. अगला, पासवर्ड के साथ एन्क्रिप्ट करें विकल्प चुनें।
4. अपना पासवर्ड डालें.
5. अपने पासवर्ड की पुष्टि करें।
6. फ़ाइल सहेजें.

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पासवर्ड के साथ Adobe Acrobat PDF दस्तावेज़ों को कैसे सुरक्षित रखें

कृपया ध्यान दें कि केवल भुगतान किया गया संस्करण आपको पीडीएफ फाइल को संपादित करने की अनुमति देता है। Adobe Acrobat Reader में PDF की सुरक्षा करने का तरीका यहां बताया गया है:

1. अपना PDF खोलें.
2. फ़ाइल चुनें.
3. पासवर्ड का उपयोग करके सुरक्षित करें चुनें.
4. पासवर्ड का उपयोग करने वाले प्राप्तकर्ताओं के लिए देखना या संपादित करना विकल्प का चयन करें.
5. अपना पासवर्ड दर्ज करें और इसकी पुष्टि करें।
6. फ़ाइल सहेजने के लिए लागू करें क्लिक करें.

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मैक पर फ़ाइलों को एन्क्रिप्ट कैसे करें

मैक उपकरणों पर, आपको बस डिफ़ॉल्ट पूर्वावलोकन एप्लिकेशन का उपयोग करना है:

1. पूर्वावलोकन ऐप के साथ अपना PDF खोलें
2. फ़ाइल > निर्यात का चयन करें
3. फ़ाइल का नाम डालें.
4. एन्क्रिप्ट करें चुनें.
5. अपना पासवर्ड दर्ज करें और इसकी पुष्टि करें।
6. सेव करें पर क्लिक करें.

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अंतिम विचार

हमने आपको ईमेल के माध्यम से दस्तावेज़ों को सुरक्षित रूप से भेजने के तीन सबसे सामान्य तरीके दिखाए। पासवर्ड-संरक्षित दस्तावेज़ और सुरक्षित फ़ाइल-साझाकरण सेवाएँ व्यक्तिगत आदान-प्रदान के लिए बेहतर अनुकूल हैं। व्यावसायिक संचार के लिए, S/MIME प्रमाणपत्र सबसे अच्छा विकल्प हैं। S/MIME के साथ, आप अपने ईमेल और दस्तावेज़ों को एन्क्रिप्ट और डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित करते हैं और एक फुलप्रूफ ट्रांसमिशन बनाते हैं।

चाहे आप कोई भी विकल्प चुनें, ईमेल और फ़ाइल-साझाकरण को हल्के में न लें। सुरक्षा के बिना, आप साइबर अपराध के अगले शिकार हो सकते हैं। एंड-टू-एंड एन्क्रिप्शन समझौता किए गए दस्तावेज़ों और ईमेल से जुड़े जोखिमों को बहुत कम कर देता है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों