O e-mail sempre foi uma ferramenta essencial para a comunicação e o compartilhamento de arquivos. No entanto, ela continua sendo a mais vulnerável. Com as crescentes preocupações em relação à privacidade e às violações de segurança de dados, os documentos confidenciais enviados por e-mail devem ter a proteção adequada.
Neste artigo, mostraremos a você como enviar documentos com segurança por e-mail. Seguindo nossas dicas, você pode ter certeza de que seus documentos chegarão aos destinatários pretendidos com segurança, garantindo-lhe tranquilidade no espaço digital repleto de ameaças cibernéticas. Vamos direto ao assunto!
4 maneiras de enviar documentos por e-mail com segurança
- Use a criptografia de e-mail de ponta a ponta
- Use serviços de e-mail criptografados
- Envie seus arquivos com segurança por meio de serviços de compartilhamento de arquivos
- Proteja documentos e arquivos com uma senha forte
Seja você um profissional de negócios que envia relatórios confidenciais ou um indivíduo que compartilha informações confidenciais, entender as práticas recomendadas para a transmissão segura de documentos é vital para proteger seus dados contra o risco de cair em mãos erradas.
4 melhores maneiras de enviar documentos com segurança por e-mail
A chave para transferências de documentos robustas e confiáveis é a adoção de medidas de segurança preventivas que manterão os ladrões cibernéticos afastados. Abaixo estão listadas quatro maneiras comprovadas de enviar documentos por e-mail com segurança.
1. Use a criptografia de e-mail de ponta a ponta
A criptografia de e-mail de ponta a ponta é uma maneira mais segura de proteger seus textos e arquivos. Ele funciona usando um conjunto de chaves para criptografar o e-mail antes de ser enviado e descriptografar a mensagem após o recebimento. Suas trocas não são mais legíveis, mas convertidas em texto cifrado embaralhado.
Dois protocolos principais de criptografia de ponta a ponta protegem sua mensagem de e-mail e seus anexos:
- S/MIME
- PGP/MIME
Aqui está uma rápida visão geral de cada um deles:
S/MIME
O protocolo S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) depende de uma autoridade centralizada. Ele aumenta a segurança do e-mail criptografando as mensagens de e-mail e adicionando uma assinatura digital. A criptografia protege o conteúdo do e-mail contra ataques do tipo man-in-the-middle, enquanto a assinatura digital autentica a identidade do remetente e confirma que ele realmente enviou a mensagem.
Além disso, o S/MIME detecta qualquer alteração na mensagem original depois que ela sai da caixa de entrada. Quase todos os clientes de e-mail modernos são compatíveis com o protocolo S/MIME.
A proteção de e-mails com S/MIME é bastante simples. Tudo o que você precisa é de um certificado de e-mail emitido por uma autoridade de certificação confiável. Os certificados de e-mail usam PKI (Public Key Infrastructure) para criptografar e descriptografar mensagens. O S/MIME é uma maneira infalível de enviar documentos por e-mail e é usado em grande escala por empresas do mundo todo.
Você pode obter um certificado S/MIME no SSL Dragon. Também escrevemos um guia detalhado sobre como ativar a criptografia S/MIME no Outlook.
Como ativar o S/MIME no Gmail
Observe que o recurso S/MIME está disponível apenas para usuários do Gmail Enterprise; Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade e Plus.
- Primeiro, você precisa ativar o S/MIME hospedado para criptografia de mensagens.
- Escreva seu e-mail.
- Clique no ícone de cadeado localizado à direita, próximo às opções relacionadas ao destinatário.
- Selecione View Details para alterar a configuração S/MIME ou selecionar o nível de criptografia de sua preferência:
- Verde: O e-mail é criptografado pelo S/MIME e requer descriptografia por meio de uma chave privada antes de poder ser lido.
- Cinza: o e-mail é protegido com TLS (Transport Layer Security). Observação: para que essa opção funcione, tanto o remetente quanto o destinatário devem usar TLS para criptografar as comunicações durante a correspondência.
- durante a transmissão.
- Vermelho: o e-mail não é criptografado e será enviado em texto simples.
Como ativar o S/MIME no iOS
Para implementar a criptografia S/MIME no iOS, siga as etapas abaixo:
- Navegue até Advanced Settings (Configurações avançadas ) e ative a opção S/MIME.
- Altere Encrypt by Default (Criptografar por padrão ) para yes (sim).
- Escreva seu e-mail.
- Clique no ícone de cadeado próximo ao destinatário.
- Anexe seus documentos.
- Envie seu e-mail com segurança.
PGP/MIME
O PGP/MIME (Pretty Good Privacy/Multipurpose Internet Mail Extensions) depende de uma autoridade descentralizada. É uma codificação especial para a criptografia e assinatura de e-mails por um sistema de criptografia híbrido. Ele permite que você crie seu próprio código-chave e é compatível com Yahoo, AOL e Android.
A desvantagem do PGP/MIME é a necessidade de uma ferramenta de terceiros para usá-lo.
É necessário um aplicativo de terceiros para criptografar e-mails com PGP/MIME em dispositivos Android. Um dos aplicativos mais populares para fazer esse trabalho é o OpenKeychain. Faça o download na loja de aplicativos e siga as instruções de configuração para criptografar, enviar e descriptografar documentos e e-mails.
3. Use serviços de e-mail criptografados
Se você quiser uma maneira mais rápida de criptografar e-mails, uma opção alternativa é usar um provedor de serviços de e-mail que ofereça criptografia de ponta a ponta. Algumas das opções mais confiáveis são:
Dê uma olhada neles:
StartMail
O StartMail é um serviço de e-mail criptografado que se concentra na privacidade do usuário. Ele emprega algoritmos avançados de criptografia e medidas de segurança para proteger seus e-mails.
O StartMail criptografa automaticamente todas as mensagens no seu dispositivo, e somente o destinatário pretendido pode descriptografá-las. Como resultado, isso garante que, mesmo que alguém intercepte seu e-mail durante a transmissão, não conseguirá decifrar seu conteúdo.
O StartMail também tem um recurso chamado “One-Time Passwords”, que acrescenta uma camada extra de segurança ao exigir uma senha exclusiva para cada sessão de login.
Tutanota
O Tutanota é outro provedor de e-mail criptografado popular, conhecido por sua interface amigável e recursos de segurança robustos. O Tutanota criptografa suas mensagens localmente em seu dispositivo antes de serem transmitidas, e a descriptografia ocorre no dispositivo do destinatário. Essa abordagem garante que nem mesmo os servidores do Tutanota possam acessar o conteúdo de seus e-mails.
Além disso, o Tutanota oferece suporte a um “código de redefinição de senha” que pode ser configurado durante o registro para evitar o acesso não autorizado à sua conta.
ProtonMail
O ProtonMail é um dos serviços de e-mail criptografado mais seguros e voltados para a privacidade. Ele oferece criptografia de ponta a ponta com criptografia de acesso zero.
O ProtonMail usa os padrões de criptografia OpenPGP e você também pode ativar a autenticação de dois fatores para obter uma camada adicional de segurança. Um recurso exclusivo do ProtonMail é a capacidade de enviar mensagens criptografadas para usuários que não são do ProtonMail por meio de um link protegido por senha, garantindo uma comunicação segura com qualquer pessoa.
3. Envie seus arquivos com segurança por meio de serviços de compartilhamento de arquivos
A Internet está repleta de serviços de compartilhamento de arquivos que permitem fazer upload de seus arquivos com segurança para servidores em nuvem de terceiros. Eles são úteis quando você precisa enviar arquivos grandes, como vídeos ou fotos de alta qualidade. Aplicativos como OneDrive, iCloud, SendAnywhere e Dropbox simplificam o compartilhamento de arquivos, cuidando de todas as questões de segurança. Tudo o que você precisa fazer é definir os níveis de permissão do arquivo e, em seguida, enviar o link por e-mail ou chat para o destinatário pretendido.
4. Proteja documentos e arquivos com uma senha forte
Nada supera uma senha forte quando um gerenciador de senhas confiável a gera aleatoriamente. Crie uma senha forte e siga as etapas abaixo:
Como proteger documentos do Microsoft Office com uma senha
- Abra seu arquivo.
- Navegue até File > Info > Protect Document (ou Protect Workbook no Microsoft Excel e Protect Presentation no PowerPoint).
- Em seguida, selecione a opção Encrypt with Password (Criptografar com senha ).
- Digite sua senha.
- Confirme sua senha.
- Salve o arquivo.
Como proteger documentos PDF do Adobe Acrobat com uma senha
Observe que somente a versão paga permite que você edite um arquivo PDF. Veja como proteger PDFs no Adobe Acrobat Reader:
- Abra seu PDF.
- Selecione File (Arquivo).
- Selecione Proteger com senha.
- Selecione a opção Visualizar ou Editar para os destinatários usando a senha.
- Digite sua senha e confirme-a.
- Clique em Apply (Aplicar ) para salvar o arquivo.
Como criptografar arquivos no Mac
Em dispositivos Mac, basta usar o aplicativo Preview padrão:
- Abra seu PDF com o aplicativo Preview
- Selecione File (Arquivo )> Export (Exportar)
- Digite um nome de arquivo.
- Selecione Encrypt.
- Digite sua senha e confirme-a.
- Clique em Salvar.
Considerações finais
Mostramos a você os três métodos mais comuns para enviar documentos com segurança por e-mail. Documentos protegidos por senha e serviços seguros de compartilhamento de arquivos são mais adequados para trocas pessoais. Para comunicação comercial, os certificados S/MIME são a melhor opção. Com o S/MIME, você criptografa e assina digitalmente seus e-mails e documentos e cria uma transmissão infalível.
Independentemente da opção que você escolher, não considere o e-mail e o compartilhamento de arquivos como algo garantido. Sem proteção, você pode ser a próxima vítima de um crime cibernético. A criptografia de ponta a ponta reduz muito os riscos associados a documentos e e-mails comprometidos.
Perguntas frequentes
O envio de documentos por e-mail de forma segura é importante para manter a confidencialidade, a privacidade e a integridade dos dados. Ele ajuda a cumprir os requisitos legais, demonstra profissionalismo e confiança e reduz os riscos de acesso não autorizado, violações de dados e ameaças cibernéticas.
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A maneira mais segura de enviar documentos por e-mail é usar métodos de criptografia de ponta a ponta, como o Pretty Good Privacy (PGP) ou o Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME). Essas tecnologias de criptografia garantem que somente o destinatário pretendido possa descriptografar e acessar os documentos, proporcionando confidencialidade e evitando interceptações não autorizadas.
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Em geral, o Gmail é considerado seguro para o envio de documentos. Ele usa a criptografia Transport Layer Security (TLS) para proteger os dados transmitidos entre o remetente e o destinatário, garantindo que não sejam facilmente interceptados ou acessados por partes não autorizadas. No entanto, a criptografia de ponta a ponta, em que somente o remetente e o destinatário pretendido podem descriptografar o conteúdo, não é suportada nativamente.
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Você pode enviar documentos por e-mail de forma segura e gratuita por meio do PGP (Pretty Good Privacy) ou do S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions). Outra abordagem é usar serviços seguros de transferência de arquivos ou provedores de armazenamento em nuvem que ofereçam criptografia e proteção por senha para arquivos compartilhados.
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