El correo electrónico siempre ha sido una herramienta esencial para la comunicación y el intercambio de archivos. Sin embargo, sigue siendo el más vulnerable. Con la creciente preocupación por la privacidad y las violaciones de la seguridad de los datos, los documentos confidenciales enviados por correo electrónico deben contar con la protección adecuada.
En este artículo, le mostraremos cómo enviar documentos de forma segura por correo electrónico. Siguiendo nuestros consejos, puede estar seguro de que sus documentos llegarán a sus destinatarios de forma segura, lo que le proporcionará tranquilidad en un espacio digital en el que abundan las ciberamenazas. ¡Entremos directamente en materia!
4 formas de enviar documentos por correo electrónico con seguridad
- Utilice el cifrado de extremo a extremo del correo electrónico
- Utilice servicios de correo electrónico cifrado
- Envíe sus archivos de forma segura a través de servicios de intercambio de archivos
- Proteja sus documentos y archivos con una contraseña segura
Tanto si eres un profesional que envía informes confidenciales como un particular que comparte información delicada, conocer las mejores prácticas para la transmisión segura de documentos es vital para proteger tus datos y evitar que caigan en malas manos.
4 mejores formas de enviar documentos de forma segura por correo electrónico
La clave para una transferencia de documentos sólida y fiable es adoptar medidas de seguridad preventivas que mantengan alejados a los ciberladrones. A continuación se enumeran cuatro formas probadas de enviar documentos por correo electrónico de forma segura.
1. Utilice el cifrado de extremo a extremo del correo electrónico
El cifrado de correo electrónico de extremo a extremo es una forma más segura de proteger tus textos y archivos. Funciona utilizando un conjunto de claves para cifrar el correo electrónico antes de enviarlo y descifrar el mensaje al recibirlo. Tus intercambios ya no son legibles, sino que se convierten en texto cifrado codificado.
Dos protocolos principales de cifrado de extremo a extremo protegen tu mensaje de correo electrónico y los archivos adjuntos:
- S/MIME
- PGP/MIME
He aquí un breve resumen de cada uno de ellos:
S/MIME
El protocolo S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) se basa en una autoridad centralizada. Mejora la seguridad del correo electrónico cifrando los mensajes y añadiendo una firma digital. El cifrado protege el contenido del correo electrónico contra los ataques de intermediarios, mientras que la firma digital autentica la identidad del remitente y confirma que ha enviado realmente el mensaje.
Además, S/MIME detecta cualquier alteración en el mensaje original después de que salga de la bandeja de entrada. Casi todos los clientes de correo electrónico modernos admiten el protocolo S/MIME.
Proteger los correos electrónicos con S/MIME es bastante sencillo. Todo lo que necesita es un certificado de correo electrónico emitido por una autoridad de certificación de confianza. Los certificados de correo electrónico utilizan PKI (infraestructura de clave pública) para cifrar y descifrar mensajes. S/MIME es un método a prueba de balas para enviar documentos por correo electrónico y es utilizado a gran escala por empresas de todo el mundo.
Puede obtener un certificado S/MIME de SSL Dragon. También escribimos una guía detallada sobre cómo activar el cifrado S/MIME en Outlook.
Cómo activar S/MIME en Gmail
Ten en cuenta que la función S/MIME sólo está disponible para los usuarios de Gmail Enterprise; Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade y Plus.
- En primer lugar, debe activar S/MIME alojado para el cifrado de mensajes.
- Escriba su correo electrónico.
- Haga clic en el icono del candado situado a la derecha, cerca de las opciones relacionadas con el destinatario.
- Seleccione Ver detalles para cambiar la configuración de S/MIME o seleccionar el nivel de cifrado que prefiera:
- Verde: El correo electrónico está cifrado por S/MIME y requiere descifrado n mediante una clave privada antes de poder ser leído.
- Gris: El correo electrónico está protegido con TLS (Transport Layer Security). Nota: Para que esta opción funcione, tanto el remitente como el destinatario deben utilizar TLS para cifrar las comunicaciones durante la correspondencia.
- durante la transmisión.
- Rojo: El correo electrónico no está cifrado y se enviará en texto sin formato.
Cómo activar S/MIME en iOS
Para implementar el cifrado S/MIME en iOS, sigue los pasos que se indican a continuación:
- Vaya a Configuración avanzada y active la opción S/MIME.
- Cambie Cifrar por defecto a sí.
- Escribe tu correo electrónico.
- Haz clic en el icono del candado situado junto al destinatario.
- Adjunte sus documentos.
- Envíe su correo electrónico de forma segura.
PGP/MIME
PGP/MIME (Pretty Good Privacy/Multipurpose Internet Mail Extensions) se basa en una autoridad descentralizada. Es una codificación especial para el cifrado y la firma de correos electrónicos mediante un criptosistema híbrido. Te permite crear tu propio código clave y es compatible con Yahoo, AOL y Android.
El inconveniente de PGP/MIME es que se necesita una herramienta de terceros para utilizarlo.
Necesitas una aplicación de terceros para cifrar correos electrónicos con PGP/MIME en dispositivos Android. Una de las aplicaciones más populares para hacer este trabajo es OpenKeychain. Descárgala de la tienda de aplicaciones y sigue las instrucciones de configuración para cifrar, enviar y descifrar documentos y correos electrónicos.
3. Utilice servicios de correo electrónico cifrado
Si quieres una forma más rápida de cifrar correos electrónicos, una opción alternativa es utilizar un proveedor de servicios de correo electrónico que ofrezca cifrado de extremo a extremo. Algunas de las opciones más fiables son:
Échales un vistazo:
StartMail
StartMail es un servicio de correo electrónico cifrado que se centra en la privacidad del usuario. Emplea avanzados algoritmos de encriptación y medidas de seguridad para salvaguardar tus correos electrónicos.
StartMail encripta automáticamente todos sus en su dispositivo, y sólo el destinatario previsto puede descifrarlos. Como resultado, esto garantiza que incluso si alguien intercepta su correo electrónico durante la transmisión, no podrá descifrar su contenido.
StartMail también cuenta con una función llamada “contraseñas de un solo uso”, que añade una capa adicional de seguridad al requerir una contraseña única para cada sesión de inicio de sesión.
Tutanota
Tutanota es otro popular proveedor de correo electrónico cifrado conocido por su interfaz fácil de usar y sus sólidas funciones de seguridad. Tutanota encripta tus mensajes localmente en tu dispositivo antes de transmitirlos, y la desencriptación se produce en el dispositivo del destinatario. Este enfoque garantiza que ni siquiera los servidores de Tutanota puedan acceder al contenido de sus correos electrónicos.
Además, Tutanota admite un “código de restablecimiento de contraseña” que puede configurarse durante el registro para evitar el acceso no autorizado a su cuenta.
ProtonMail
ProtonMail es uno de los servicios de correo electrónico cifrado más seguros y centrados en la privacidad. Ofrece cifrado de extremo a extremo con cifrado de acceso cero.
ProtonMail utiliza estándares de encriptación OpenPGP, y también puedes habilitar la autenticación de dos factores para una capa adicional de seguridad. Una característica única de ProtonMail es su capacidad para enviar mensajes cifrados a usuarios que no sean de ProtonMail a través de un enlace protegido por contraseña, lo que garantiza una comunicación segura con cualquier persona.
3. Envíe sus archivos de forma segura a través de servicios de intercambio de archivos
En Internet abundan los servicios de intercambio de archivos que te permiten subirlos de forma segura a servidores en la nube de terceros. Son muy útiles cuando necesitas enviar archivos de gran tamaño, como vídeos o fotos de alta calidad. Aplicaciones como OneDrive, iCloud, SendAnywhere y Dropbox agilizan el intercambio de archivos al ocuparse de todas las cuestiones de seguridad. Todo lo que tienes que hacer es establecer los niveles de permiso del archivo y luego enviar el enlace por correo electrónico o chat al destinatario.
4. Proteja documentos y archivos con una contraseña segura
No hay nada mejor que una contraseña segura cuando un gestor de contraseñas fiable la genera aleatoriamente. Crea una contraseña segura y sigue los pasos que se indican a continuación:
Cómo proteger documentos de Microsoft Office con una contraseña
- Abre tu expediente.
- Vaya a Archivo > Info > Proteger documento (o Proteger libro en Microsoft Excel y Proteger presentación en PowerPoint).
- A continuación, seleccione la opción Cifrar con contraseña .
- Introduce tu contraseña.
- Confirma tu contraseña.
- Guarda el archivo.
Cómo proteger documentos PDF de Adobe Acrobat con una contraseña
Tenga en cuenta que sólo la versión de pago le permite editar un archivo PDF. A continuación se explica cómo proteger archivos PDF en Adobe Acrobat Reader:
- Abre tu PDF.
- Selecciona Archivo.
- Seleccione Proteger con contraseña.
- Seleccione la opción Visualizar o Editar para los destinatarios que utilicen la contraseña.
- Introduzca su contraseña y confírmela.
- Haga clic en Aplicar para guardar el archivo.
Cómo cifrar archivos en Mac
En los dispositivos Mac, basta con utilizar la aplicación predeterminada Vista Previa:
- Abre tu PDF con la aplicación Vista Previa
- Seleccione Archivo > Exportar
- Introduzca un nombre de archivo.
- Seleccione Cifrar.
- Introduzca su contraseña y confírmela.
- Haga clic en Guardar.
Reflexiones finales
Le mostramos los tres métodos más comunes para enviar documentos de forma segura por correo electrónico. Los documentos protegidos con contraseña y los servicios seguros de intercambio de archivos son más adecuados para los intercambios personales. Para la comunicación empresarial, los certificados S/MIME son la mejor opción. Con S/MIME, usted encripta y firma digitalmente sus correos electrónicos y documentos y crea una transmisión infalible.
Independientemente de la opción que elijas, no des por sentado que el correo electrónico y el intercambio de archivos están garantizados. Sin protección, usted podría ser la próxima víctima de un ciberdelito. El cifrado de extremo a extremo reduce en gran medida los riesgos asociados a los documentos y correos electrónicos comprometidos.
Preguntas frecuentes
Enviar documentos por correo electrónico de forma segura es importante para mantener la confidencialidad, la privacidad y la integridad de los datos. Ayuda a cumplir los requisitos legales, demuestra profesionalidad y confianza, y mitiga los riesgos de acceso no autorizado, violación de datos y ciberamenazas.
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La forma más segura de enviar documentos por correo electrónico es utilizar métodos de cifrado de extremo a extremo como Pretty Good Privacy (PGP) o Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME). Estas tecnologías de cifrado garantizan que sólo el destinatario previsto pueda descifrar los documentos y acceder a ellos, proporcionando confidencialidad e impidiendo la interceptación no autorizada.
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En general, Gmail se considera seguro para enviar documentos. Utiliza el cifrado Transport Layer Security (TLS) para proteger los datos transmitidos entre el remitente y el destinatario, garantizando que no sean fácilmente interceptados o accedidos por partes no autorizadas. Sin embargo, el cifrado de extremo a extremo, en el que sólo el remitente y el destinatario pueden descifrar el contenido, no es compatible de forma nativa.
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Puedes enviar documentos por correo electrónico de forma segura y gratuita mediante Pretty Good Privacy (PGP) o Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME). Otra posibilidad es utilizar servicios seguros de transferencia de archivos o proveedores de almacenamiento en la nube que ofrezcan cifrado y protección con contraseña para los archivos compartidos.
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