E-mailul a fost întotdeauna un instrument esențial pentru comunicare și partajarea fișierelor. Cu toate acestea, rămâne cel mai vulnerabil. Având în vedere preocupările din ce în ce mai mari legate de confidențialitate și de breșele de securitate a datelor, documentele sensibile trimise prin e-mail trebuie să beneficieze de o protecție adecvată.
Fie că sunteți un profesionist care trimite rapoarte confidențiale sau un individ care împărtășește informații sensibile, înțelegerea celor mai bune practici pentru transmiterea securizată a documentelor este vitală pentru ca datele dvs.să nu ajungă în mâini greșite.
În acest articol, vă vom arăta cum să trimiteți documente în siguranță prin e-mail. Urmând sfaturile noastre, puteți fi siguri că documentele dvs. vor ajunge în siguranță la destinatarii lor, ceea ce vă asigură liniștea în spațiul digital care abundă în amenințări cibernetice. Să trecem direct la treabă!
4 Cele mai bune moduri de a trimite documente în siguranță prin e-mail
Cheia pentru transferuri fiabile de documente este adoptarea unor măsuri de securitate preventive. Mai jos sunt enumerate patru modalități sigure de a trimite în siguranță documente prin e-mail.
1. Protejați documentele și fișierele cu o parolă puternică
Nimic nu este mai eficient decât o parolă puternică generată în mod aleatoriu de un manager de parole de încredere. Creați o parolă puternică și urmați pașii de mai jos:
Documente Microsoft Office
- Deschideți fișierul.
- Navigați la File > Info > Protect Document (sau Protect Workbook în Microsoft Excel și Protect Presentation în PowerPoint).
- Apoi, selectați opțiunea Encrypt with Password (Criptare cu parolă).
- Introduceți parola.
- Confirmați parola.
- Salvați fișierul.
Documente Adobe Acrobat PDF
Vă rugăm să rețineți că numai versiunea cu plată vă permite să editați un fișier PDF. Iată cum puteți proteja PDF-urile în Adobe Acrobat Reader:
- Deschideți fișierul PDF.
- Selectați File.
- Selectați Protect Using Password (Protejați cu parola).
- Selectați opțiunea Vizualizare sau Editare pentru destinatarii care utilizează parola.
- Introduceți parola și confirmați-o.
- Faceți clic pe Apply pentru a salva fișierul.
Criptarea fișierelor pe Mac
Pe dispozitivele Mac, tot ce trebuie să faceți este să utilizați aplicația implicită Preview:
- Deschideți PDF-ul cu aplicația Preview
- Selectați File > Export
- Introduceți un nume de fișier.
- Selectați Encrypt (Criptare).
- Introduceți parola și confirmați-o.
- Faceți clic pe Save (Salvare).
2. Utilizați criptarea e-mailurilor de la un capăt la altul
Criptarea e-mailurilor de la un capăt la altul este o modalitate mai sigură de a vă proteja textul și fișierele. Funcționează prin utilizarea unui set de chei pentru a cripta e-mailul înainte de a fi trimis și pentru a decripta mesajul la primirea acestuia. Mesajele dvs. nu mai pot fi citite, ci sunt convertite în text cifrat și bruiat. Două protocoale principale de criptare de la un capăt la altul securizează mesajul de e-mail și atașamentele. Iată o scurtă prezentare a fiecăruia dintre ele:
S/MIME (Extensiile de poștă electronică securizată/Multipurpose Internet Mail Extensions)
Protocolul S/MIME se bazează pe o autoritate centralizată. Îmbunătățește securitatea e-mailurilor prin criptarea mesajelor și adăugarea unei semnături digitale. Criptarea protejează conținutul e-mailurilor împotriva atacurilor de tip “man-in-the-middle”, în timp ce semnătura digitală autentifică identitatea expeditorului și confirmă că acesta a trimis efectiv mesajul. În plus, S/MIME detectează orice modificări ale mesajului original după ce acesta părăsește căsuța de primire. Aproape toți clienții de e-mail moderni acceptă protocolul S/MIME.
Cum să securizați documentele și e-mailurile cu S/MIME
Protejarea e-mailurilor cu S/MIME este destul de simplă. Aveți nevoie de un certificat de e-mail emis de o autoritate de certificare de încredere. Certificatele de e-mail utilizează PKI (Public Key Infrastructure) pentru a cripta și decripta mesajele. S/MIME este o modalitate sigură de a trimite documente prin poșta electronică și este utilizat pe scară largă de întreprinderi din întreaga lume.
Puteți comanda un certificat S/MIME personal sau de afaceri de la SSL Dragon. De asemenea, am scris un ghid detaliat despre cum să activați criptarea S/MIME în Outlook. Pentru a activa S/MIME pe Gmail, urmați pașii de mai jos.
S/MIME pe GMAIL
Vă rugăm să rețineți că funcția S/MIME este disponibilă numai pentru utilizatorii Gmail Enterprise; Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade și Plus.
- În primul rând, trebuie să activați S/MIME găzduit pentru criptarea mesajelor.
- Scrieți e-mailul dumneavoastră.
- Faceți clic pe pictograma situată în dreapta, lângă opțiunile referitoare la destinatar.
- Selectați View Details (Vizualizare detalii) pentru a modifica setarea S/MIME sau pentru a selecta nivelul de criptare preferat:
- Verde: E-mailul este criptat de S/MIME și necesită decriptare prin intermediul unei chei private înainte de a putea fi citit.
- Gri: E-mailul este securizat cu TLS (Transport Layer Security). Notă: Pentru ca această opțiune să funcționeze, atât expeditorul, cât și destinatarul trebuie să utilizeze TLS pentru a cripta comunicațiile în timpul corespondenței.
- în timpul transmiterii.
- Roșu: E-mailul nu este criptat și va fi trimis în text simplu.
S/MIME pe iOS
Pentru a implementa criptarea S/MIME pe iOS, urmați pașii de mai jos:
- Navigați la Advanced Settings (Setări avansate) și activați opțiunea S/MIME.
- Modificați Encrypt by Default (Criptare implicită) la Yes (Da).
- Scrieți-vă e-mailul.
- Faceți clic pe pictograma de lângă destinatar.
- Atașați documentele dumneavoastră.
- Trimiteți e-mailul dvs. în siguranță.
PGP/MIME (Pretty Good Privacy/Multipurpose Internet Mail Extensions)
PGP/MIME se bazează pe o autoritate descentralizată. Este o codificare specială pentru criptarea și semnarea e-mailurilor printr-un criptosistem hibrid. Vă permite să vă creați propriul cod cheie și este acceptat de Yahoo, AOL și Android. Dezavantajul lui PGP/MIME este nevoia de un instrument terț pentru a-l utiliza.
Cum să securizați documentele și e-mailurile cu PGP/MIME
Aveți nevoie de o aplicație terță pentru a cripta e-mailurile cu PGP/MIME pe dispozitivele Android. Una dintre cele mai populare aplicații este OpenKeychain. Descărcați-o din magazinul de aplicații și urmați instrucțiunile de configurare pentru a cripta, trimite și decripta documente și e-mailuri.
3. Utilizați servicii de e-mail criptate
Dacă doriți o modalitate mai rapidă de criptare a e-mailurilor, o opțiune alternativă este să utilizați un furnizor de servicii de e-mail care oferă criptare de la un capăt la altul. Unele dintre cele mai fiabile opțiuni sunt StartMail, Tutanota și ProtonMail. Luați cunoștință cu ele!
StartMail
StartMail este un serviciu de e-mail criptat care se concentrează pe confidențialitatea utilizatorului. Folosește algoritmi avansați de criptare și măsuri de securitate pentru a vă proteja e-mailurile. StartMail criptează în mod automat toate mesajele de pe dispozitivul dvs. și numai destinatarul vizat le poate decripta. Prin urmare, acest lucru garantează că, chiar dacă cineva vă interceptează e-mailul în timpul transmiterii, nu va putea descifra conținutul acestuia. StartMail are, de asemenea, o funcție numită “One-Time Passwords”, care adaugă un nivel suplimentar de securitate prin solicitarea unei parole unice pentru fiecare sesiune de conectare.
Tutanota
Tutanota este un alt furnizor popular de e-mailuri criptate, cunoscut pentru interfața sa prietenoasă și pentru funcțiile de securitate robuste. Tutanota criptează mesajele la nivel local pe dispozitivul dvs. înainte de a fi transmise, iar decriptarea are loc pe dispozitivul destinatarului. Această abordare asigură că nici măcar serverele Tutanota nu pot accesa conținutul e-mailurilor dumneavoastră. În plus, Tutanota acceptă un “cod de resetare a parolei” care poate fi configurat în timpul înregistrării pentru a preveni accesul neautorizat la contul dvs.
ProtonMail
ProtonMail este unul dintre cele mai sigure servicii de e-mail criptate și axate pe confidențialitate. Oferă criptare cu acces zero de la un capăt la altul. ProtonMail utilizează standardele de criptare OpenPGP și puteți, de asemenea, să activați autentificarea cu doi factori pentru un nivel suplimentar de securitate. O caracteristică unică a ProtonMail este capacitatea sa de a trimite mesaje criptate celor care nu sunt utilizatori ProtonMail printr-un link protejat de o parolă, asigurând o comunicare sigură cu oricine.
4. Trimiteți fișierele în siguranță prin intermediul serviciilor de partajare a fișierelor
Internetul abundă de servicii de partajare a fișierelor care vă permit să vă încărcați fișierele în siguranță pe servere cloud de la terțe părți. Acestea sunt utile atunci când trebuie să trimiteți fișiere mari, cum ar fi videoclipuri sau fotografii de înaltă calitate. Aplicații precum OneDrive, iCloud, SendAnywhere și Dropbox simplifică partajarea fișierelor, rezolvând toate problemele de securitate. Tot ce trebuie să faceți este să setați nivelurile de permisiune pentru fișiere și apoi să trimiteți link-ul prin e-mail sau chat către destinatarul vizat.
Concluzie
V-am prezentat cele mai comune trei metode de transmitere securizată a documentelor prin e-mail. Documentele protejate prin parolă și serviciile de partajare securizată a fișierelor sunt mai potrivite pentru comunicările personale. Pentru comunicarea de afaceri, certificatele S/MIME reprezintă cea mai bună opțiune. Cu S/MIME, criptați și semnați digital e-mailurile și documentele dumneavoastră și creați o transmisie infailibilă.
Indiferent de opțiunea pe care o alegeți, nu considerați că e-mailul și partajarea de fișiere sunt securizate în mod implicit. Fără protecție, ați putea fi următoarea victimă a unei infracțiuni cibernetice. Criptarea de la un capăt la altul reduce considerabil riscurile asociate cu documentele și e-mailurile compromise.
