Cum să Trimiteți în Siguranță Documente prin E-mail

E-mailul a fost întotdeauna un instrument esențial pentru comunicare și partajarea fișierelor. Cu toate acestea, rămâne cel mai vulnerabil. Având în vedere preocupările din ce în ce mai mari legate de confidențialitate și de breșele de securitate a datelor, documentele sensibile trimise prin e-mail trebuie să beneficieze de o protecție adecvată.

In this article, we’ll show you how to send documents securely via email. By following our tips, you can rest assured that your documents will reach their intended recipients securely, granting you peace of mind in the digital space abounding in cyber threats. Let’s get straight into it!

---

4 Ways to Email Documents Safely

1. Use End-to-End Email Encryption
2. Use Encrypted Email Services
3. Send Your Files Securely via File-Sharing Services
4. Protect Documents and Files With a Strong Password

---

Fie că sunteți un profesionist care trimite rapoarte confidențiale sau un individ care împărtășește informații sensibile, înțelegerea celor mai bune practici pentru transmiterea securizată a documentelor este vitală pentru ca datele dvs.să nu ajungă în mâini greșite.

---

4 Cele mai bune moduri de a trimite documente în siguranță prin e-mail

Cheia pentru transferuri fiabile de documente este adoptarea unor măsuri de securitate preventive. Mai jos sunt enumerate patru modalități sigure de a trimite în siguranță documente prin e-mail.

1. Use End-to-End Email Encryption

End-to-End email encryption is a safer way to protect your text and files. It works by using a set of keys to encrypt the email before it is sent and decrypt the message upon receipt. Your exchanges are no longer readable but converted into scrambled cipher text instead.

Two main end-to-end encryption protocols secure your email message and attachments:

1. S/MIME
2. PGP/MIME

Here’s a quick overview of each of them:

---

S/MIME

The S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) protocol relies on a centralized authority. It enhances email security by encrypting email messages and adding a digital signature. The encryption protects email contents against man-in-the-middle attacks, while the digital signature authenticates the sender’s identity and confirms that the sender actually sent the message.

On top of that, S/MIME detects any alterations in the original message after it leaves the inbox. Almost all modern email clients support the S/MIME protocol.

Securing emails with S/MIME is pretty straightforward. All you need is an Email certificate issued by a trusted Certificate Authority. Email Certificates use PKI (Public Key Infrastructure) to encrypt and decrypt messages. S/MIME is a bulletproof way to send documents via Email and is used on a large scale by businesses around the world.

You can get an S/MIME certificate from SSL Dragon. We also wrote a detailed guide on how to enable S/MIME encryption in Outlook.

How to activate S/MIME on Gmail

Vă rugăm să rețineți că funcția S/MIME este disponibilă numai pentru utilizatorii Gmail Enterprise; Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade și Plus.

1. First, you need to enable hosted S/MIME for message encryption.
2. Scrieți e-mailul dumneavoastră.
3. Faceți clic pe pictograma situată în dreapta, lângă opțiunile referitoare la destinatar.
4. Selectați View Details (Vizualizare detalii) pentru a modifica setarea S/MIME sau pentru a selecta nivelul de criptare preferat:
   • Verde: E-mailul este criptat de S/MIME și necesită decriptare prin intermediul unei chei private înainte de a putea fi citit.
   • Gri: E-mailul este securizat cu TLS (Transport Layer Security). Notă: Pentru ca această opțiune să funcționeze, atât expeditorul, cât și destinatarul trebuie să utilizeze TLS pentru a cripta comunicațiile în timpul corespondenței.
   • în timpul transmiterii.
   • Roșu: E-mailul nu este criptat și va fi trimis în text simplu.

How to activate S/MIME on iOS

Pentru a implementa criptarea S/MIME pe iOS, urmați pașii de mai jos:

• Navigați la Advanced Settings (Setări avansate) și activați opțiunea S/MIME.
• Modificați Encrypt by Default (Criptare implicită) la Yes (Da).
• Scrieți-vă e-mailul.
• Faceți clic pe pictograma de lângă destinatar.
• Atașați documentele dumneavoastră.
• Trimiteți e-mailul dvs. în siguranță.

---

PGP/MIME

PGP/MIME (Pretty Good Privacy/Multipurpose Internet Mail Extensions) relies on a decentralized authority. It’s special coding for the encryption and signing of e-mails by a hybrid cryptosystem. It allows you to create your own key code and is supported by Yahoo, AOL, and Android.

PGP/MIME’s downside is requiring a third-party tool to use it.

You need a third-party application to encrypt emails with PGP/MIME on Android devices. One of the most popular apps to do the job is OpenKeychain. Download it from the app store and follow the setup instructions to encrypt, send, and decrypt documents and emails.

---

3. Utilizați servicii de e-mail criptate

If you want a quicker way to encrypt emails, an alternative option is to use an email service provider that offers end-to-end encryption. Some of the most reliable options are:

1. StartMail
2. Tutanota
3. ProtonMail

Check them out:

StartMail

StartMail is an encrypted email service that focuses on user privacy. It employs advanced encryption algorithms and security measures to safeguard your emails.

StartMail automatically encrypts all your on your device, and only the intended recipient can decrypt them. As a result, this ensures that even if someone intercepts your email during transmission, they won’t be able to decipher its contents.

StartMail also has a feature called “One-Time Passwords,” which adds an extra layer of security by requiring a unique password for each login session.

---

Tutanota

Tutanota is another popular encrypted email provider known for its user-friendly interface and robust security features. Tutanota encrypts your messages locally on your device before they are transmitted, and the decryption happens on the recipient’s device. This approach ensures that even Tutanota’s servers cannot access the content of your emails.

Additionally, Tutanota supports a “password reset code” that can be set up during registration to prevent unauthorized access to your account.

---

ProtonMail

ProtonMail is one of the most secure and privacy-focused encrypted email services. It offers end-to-end encryption with zero-access encryption.

ProtonMail uses OpenPGP encryption standards, and you can also enable two-factor authentication for an added layer of security. One unique feature of ProtonMail is its ability to send encrypted messages to non-ProtonMail users through a password-protected link, ensuring secure communication with anyone.

---

3. Send Your Files Securely via File-Sharing Services

The Internet abounds with file-sharing services that allow you to upload your files securely to third-party cloud servers. They’re handy when you need to send large files such as videos or high-quality photos. Apps like OneDrive, iCloud, SendAnywhere, and Dropbox streamline file-sharing by taking care of all security issues. All you have to do is set the file permission levels and then send the link via email or chat to the intended recipient.

---

4. Protect Documents and Files With a Strong Password

Nimic nu este mai eficient decât o parolă puternică generată în mod aleatoriu de un manager de parole de încredere. Creați o parolă puternică și urmați pașii de mai jos:

How to Protect Microsoft Office Documents with a Password

1. Deschideți fișierul.
2. Navigați la File > Info > Protect Document (sau Protect Workbook în Microsoft Excel și Protect Presentation în PowerPoint).
3. Apoi, selectați opțiunea Encrypt with Password (Criptare cu parolă).
4. Introduceți parola.
5. Confirmați parola.
6. Salvați fișierul.

---

How to Protect Adobe Acrobat PDF Documents With a Password

Vă rugăm să rețineți că numai versiunea cu plată vă permite să editați un fișier PDF. Iată cum puteți proteja PDF-urile în Adobe Acrobat Reader:

1. Deschideți fișierul PDF.
2. Selectați File.
3. Selectați Protect Using Password (Protejați cu parola).
4. Selectați opțiunea Vizualizare sau Editare pentru destinatarii care utilizează parola.
5. Introduceți parola și confirmați-o.
6. Faceți clic pe Apply pentru a salva fișierul.

---

How to Encrypt Files on Mac

Pe dispozitivele Mac, tot ce trebuie să faceți este să utilizați aplicația implicită Preview:

1. Deschideți PDF-ul cu aplicația Preview
2. Selectați File > Export
3. Introduceți un nume de fișier.
4. Selectați Encrypt (Criptare).
5. Introduceți parola și confirmați-o.
6. Faceți clic pe Save (Salvare).

---

Concluzie

We showed you the three most common methods on how to send documents securely via email. Password-protected documents and secure file-sharing services are better suited for personal exchanges. For business communication, S/MIME certificates are the best option. With S/MIME, you encrypt and digitally sign your emails and documents and create a foolproof transmission.

Indiferent de opțiunea pe care o alegeți, nu considerați că e-mailul și partajarea de fișiere sunt securizate în mod implicit. Fără protecție, ați putea fi următoarea victimă a unei infracțiuni cibernetice. Criptarea de la un capăt la altul reduce considerabil riscurile asociate cu documentele și e-mailurile compromise.

Întrebări frecvente