Die E-Mail war schon immer ein wichtiges Instrument für die Kommunikation und den Austausch von Dateien. Sie ist jedoch nach wie vor die am meisten gefährdete. Angesichts der wachsenden Besorgnis über Datenschutz und Datensicherheitsverletzungen müssen sensible Dokumente, die per E-Mail verschickt werden, angemessen geschützt werden.
Unabhängig davon, ob Sie als Geschäftsmann vertrauliche Berichte versenden oder als Privatperson sensible Informationen weitergeben, ist es wichtig, dass Sie die besten Praktiken für eine sichere Dokumentenübertragung kennen, damit Ihre Daten nicht in die falschen Hände geraten.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Dokumente sicher per E-Mail versenden können. Wenn Sie unsere Tipps befolgen, können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Dokumente sicher beim Empfänger ankommen, und Sie können sich in dem von Cyber-Bedrohungen geprägten digitalen Raum beruhigt zurücklehnen. Fangen wir gleich damit an!
Die 4 besten Möglichkeiten, Dokumente sicher per E-Mail zu versenden
Der Schlüssel zu einem stabilen und zuverlässigen Dokumententransfer sind präventive Sicherheitsmaßnahmen, die Cyber-Diebe fernhalten. Im Folgenden finden Sie vier bewährte Methoden für den sicheren Versand von Dokumenten per E-Mail.
1. Schützen Sie Dokumente und Dateien mit einem sicheren Passwort
Nichts ist besser als ein sicheres Passwort, wenn es von einem zuverlässigen Passwort-Manager nach dem Zufallsprinzip generiert wird. Erstellen Sie ein sicheres Passwort und befolgen Sie die nachstehenden Schritte:
Microsoft Office-Dokumente
- Öffnen Sie Ihre Datei.
- Navigieren Sie zu Datei > Info > Dokument schützen (oder Arbeitsmappe schützen in Microsoft Excel und Präsentation schützen in PowerPoint).
- Wählen Sie dann die Option Mit Passwort verschlüsseln .
- Geben Sie Ihr Passwort ein.
- Bestätigen Sie Ihr Passwort.
- Speichern Sie die Datei.
Adobe Acrobat PDF-Dokumente
Bitte beachten Sie, dass Sie nur mit der kostenpflichtigen Version eine PDF-Datei bearbeiten können. Hier erfahren Sie, wie Sie PDF-Dateien in Adobe Acrobat Reader schützen können:
- Öffnen Sie Ihr PDF.
- Wählen Sie Datei.
- Wählen Sie Mit Passwort schützen.
- Wählen Sie die Option ” Anzeigen” oder ” Bearbeiten” für Empfänger, die das Kennwort verwenden.
- Geben Sie Ihr Passwort ein und bestätigen Sie es.
- Klicken Sie auf Übernehmen, um die Datei zu speichern.
Dateien auf dem Mac verschlüsseln
Auf Mac-Geräten müssen Sie nur das Standardprogramm Vorschau verwenden:
- Öffnen Sie Ihre PDF-Datei mit der Anwendung Vorschau
- Wählen Sie Datei > Exportieren
- Geben Sie einen Dateinamen ein.
- Wählen Sie Verschlüsseln.
- Geben Sie Ihr Passwort ein und bestätigen Sie es.
- Klicken Sie auf Speichern.
2. Verwenden Sie End-to-End-E-Mail-Verschlüsselung
Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von E-Mails ist ein sicherer Weg, um Ihre Texte und Dateien zu schützen. Dabei wird eine Reihe von Schlüsseln verwendet, um die E-Mail vor dem Versand zu verschlüsseln und die Nachricht nach dem Empfang zu entschlüsseln. Ihre Mitteilungen sind nicht mehr lesbar, sondern werden in verschlüsselten Text umgewandelt. Zwei wichtige End-to-End-Verschlüsselungsprotokolle sichern Ihre E-Mail-Nachrichten und Anhänge. Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick über die einzelnen Angebote:
S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions)
Das S/MIME-Protokoll S/MIME stützt sich auf eine zentralisierte Behörde. Es erhöht die E-Mail-Sicherheit durch Verschlüsselung von E-Mail-Nachrichten und Hinzufügen einer digitalen Signatur. Die Verschlüsselung schützt die E-Mail-Inhalte vor Man-in-the-Middle-Angriffen, während die digitale Signatur die Identität des Absenders authentifiziert und bestätigt, dass der Absender die Nachricht tatsächlich gesendet hat. Darüber hinaus erkennt S/MIME alle Änderungen an der ursprünglichen Nachricht, nachdem sie den Posteingang verlassen hat. Fast alle modernen E-Mail-Programme unterstützen das S/MIME-Protokoll.
Wie man Dokumente und E-Mails mit S/MIME sichert
Die Sicherung von E-Mails mit S/MIME ist ziemlich einfach. Alles, was Sie brauchen, ist ein E-Mail-Zertifikat, das von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle ausgestellt wurde. E-Mail-Zertifikate verwenden PKI (Public Key Infrastructure), um Nachrichten zu ver- und entschlüsseln. S/MIME ist ein sicheres Verfahren für den Versand von Dokumenten per E-Mail und wird von Unternehmen auf der ganzen Welt in großem Umfang eingesetzt.
Sie können ein persönliches oder geschäftliches S/MIME-Zertifikat bei SSL Dragon bestellen . Wir haben auch eine ausführliche Anleitung zur Aktivierung der S/MIME-Verschlüsselung in Outlook geschrieben. Gehen Sie wie folgt vor, um S/MIME für Google Mail zu aktivieren.
S/MIME auf GMAIL
Bitte beachten Sie, dass die S/MIME-Funktion nur für Nutzer von Google Mail Enterprise, Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade und Plus verfügbar ist.
- Zunächst müssen Sie gehostetes S/MIME für die Nachrichtenverschlüsselung aktivieren.
- Schreiben Sie Ihre E-Mail.
- Klicken Sie auf das Schlosssymbol, das sich rechts neben den empfängerbezogenen Optionen befindet.
- Wählen Sie Details anzeigen, um die S/MIME-Einstellung zu ändern oder Ihre bevorzugte Verschlüsselungsstufe auszuwählen:
- Grün: Die E-Mail ist mit S/MIME verschlüsselt und muss mit einem privaten Schlüssel entschlüsselt werden, bevor sie gelesen werden kann.
- Grau: Die E-Mail ist mit TLS (Transport Layer Security) gesichert. Hinweis: Damit diese Option funktioniert, müssen sowohl der Absender als auch der Empfänger TLS zur Verschlüsselung der Kommunikation während der Korrespondenz verwenden.
- während der Übertragung.
- Rot: Die E-Mail ist nicht verschlüsselt und wird im Klartext gesendet.
S/MIME unter iOS
Um die S/MIME-Verschlüsselung unter iOS zu implementieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Navigieren Sie zu Erweiterte Einstellungen und aktivieren Sie die Option S/MIME.
- Ändern Sie Encrypt by Default auf yes.
- Schreiben Sie Ihre E-Mail.
- Klicken Sie auf das Schlosssymbol neben dem Empfänger.
- Fügen Sie Ihre Dokumente bei.
- Senden Sie Ihre E-Mail auf sichere Weise.
PGP/MIME (Pretty Good Privacy/Multipurpose Internet Mail Extensions)
PGP/MIME stützt sich auf eine dezentralisierte Autorität. Es handelt sich um eine spezielle Kodierung für die Verschlüsselung und Signierung von E-Mails durch ein hybrides Kryptosystem. Es ermöglicht Ihnen, Ihren eigenen Schlüsselcode zu erstellen und wird von Yahoo, AOL und Android unterstützt. Der Nachteil von PGP/MIME besteht darin, dass für seine Verwendung ein Drittanbieter-Tool erforderlich ist.
Wie man Dokumente und E-Mails mit PGP/MIME sichert
Sie benötigen eine Anwendung eines Drittanbieters, um E-Mails mit PGP/MIME auf Android-Geräten zu verschlüsseln. Eine der beliebtesten Anwendungen, die diese Aufgabe übernehmen, ist OpenKeychain. Laden Sie die Anwendung aus dem App Store herunter und folgen Sie den Installationsanweisungen, um Dokumente und E-Mails zu verschlüsseln, zu senden und zu entschlüsseln.
3. Verschlüsselte E-Mail-Dienste verwenden
Wenn Sie Ihre E-Mails schneller verschlüsseln möchten, können Sie alternativ einen E-Mail-Dienstanbieter nutzen, der eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung anbietet. Einige der zuverlässigsten Optionen sind StartMail, Tutanota und ProtonMail. Schaut sie euch an!
StartMail
StartMail ist ein verschlüsselter E-Mail-Dienst, bei dem die Privatsphäre der Benutzer im Vordergrund steht. Es verwendet fortschrittliche Verschlüsselungsalgorithmen und Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre E-Mails zu schützen. StartMail verschlüsselt automatisch alle Ihre Nachrichten auf Ihrem Gerät, und nur der vorgesehene Empfänger kann sie entschlüsseln. Dadurch wird sichergestellt, dass selbst wenn jemand Ihre E-Mail während der Übertragung abfängt, er nicht in der Lage ist, ihren Inhalt zu entziffern. StartMail verfügt auch über eine Funktion namens “One-Time Passwords”, die eine zusätzliche Sicherheitsebene schafft, indem sie für jede Anmeldesitzung ein eindeutiges Passwort verlangt.
Tutanota
Tutanota ist ein weiterer beliebter Anbieter von verschlüsselten E-Mails, der für seine benutzerfreundliche Oberfläche und robusten Sicherheitsfunktionen bekannt ist. Tutanota verschlüsselt Ihre Nachrichten lokal auf Ihrem Gerät, bevor sie übertragen werden, und die Entschlüsselung erfolgt auf dem Gerät des Empfängers. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass auch die Server von Tutanota keinen Zugriff auf den Inhalt Ihrer E-Mails haben. Außerdem unterstützt Tutanota einen “Passwort-Rücksetzungscode”, der bei der Registrierung eingerichtet werden kann, um einen unbefugten Zugriff auf Ihr Konto zu verhindern.
ProtonMail
ProtonMail ist einer der sichersten und auf Datenschutz ausgerichteten verschlüsselten E-Mail-Dienste. Es bietet eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit Zero-Access-Verschlüsselung. ProtonMail verwendet OpenPGP-Verschlüsselungsstandards, und Sie können auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für eine zusätzliche Sicherheitsebene aktivieren. Ein einzigartiges Merkmal von ProtonMail ist die Möglichkeit, verschlüsselte Nachrichten über einen passwortgeschützten Link an Nicht-ProtonMail-Benutzer zu senden, um eine sichere Kommunikation mit jedermann zu gewährleisten.
4. Senden Sie Ihre Dateien sicher über File-Sharing-Dienste
Im Internet gibt es zahlreiche File-Sharing-Dienste, mit denen Sie Ihre Dateien sicher auf Cloud-Server von Drittanbietern hochladen können. Sie sind praktisch, wenn Sie große Dateien wie Videos oder hochwertige Fotos versenden müssen. Apps wie OneDrive, iCloud, SendAnywhere und Dropbox vereinfachen die gemeinsame Nutzung von Dateien und kümmern sich um alle Sicherheitsfragen. Sie müssen lediglich die Dateiberechtigungsstufen festlegen und dann den Link per E-Mail oder Chat an den gewünschten Empfänger senden.
Abschließende Überlegungen
Wir haben Ihnen die drei gängigsten Methoden gezeigt, wie Sie Dokumente sicher per E-Mail versenden können. Passwortgeschützte Dokumente und sichere File-Sharing-Dienste sind für den persönlichen Austausch besser geeignet. Für die geschäftliche Kommunikation sind S/MIME-Zertifikate die beste Option. Mit S/MIME verschlüsseln und signieren Sie Ihre E-Mails und Dokumente digital und sorgen für eine narrensichere Übertragung.
Unabhängig davon, welche Option Sie wählen, sollten Sie E-Mail und Dateifreigabe nicht als selbstverständlich ansehen. Ohne Schutz könnten Sie das nächste Opfer einer Internet-Kriminalität werden. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verringert die Risiken, die mit kompromittierten Dokumenten und E-Mails verbunden sind, erheblich.
Häufig gestellte Fragen
Der sichere Versand von Dokumenten per E-Mail ist wichtig, um Vertraulichkeit, Datenschutz und Datenintegrität zu gewährleisten. Sie hilft bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, demonstriert Professionalität und Vertrauen und mindert die Risiken von unbefugtem Zugriff, Datenverletzungen und Cyber-Bedrohungen.
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Der sicherste Weg, Dokumente per E-Mail zu versenden, ist die Verwendung von Ende-zu-Ende-Verschlüsselungsmethoden wie Pretty Good Privacy (PGP) oder Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME). Diese Verschlüsselungstechnologien stellen sicher, dass nur der vorgesehene Empfänger die Dokumente entschlüsseln und darauf zugreifen kann, wodurch die Vertraulichkeit gewahrt und ein unbefugtes Abfangen verhindert wird.
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Google Mail gilt im Allgemeinen als sicher für den Versand von Dokumenten. Es verwendet die Transport Layer Security (TLS)-Verschlüsselung, um die zwischen Absender und Empfänger übertragenen Daten zu schützen und sicherzustellen, dass sie nicht einfach abgefangen oder von Unbefugten eingesehen werden können. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, bei der nur der Absender und der vorgesehene Empfänger den Inhalt entschlüsseln können, wird jedoch nicht von Haus aus unterstützt.
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Sie können Dokumente über Pretty Good Privacy (PGP) oder Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME) kostenlos und sicher per E-Mail versenden. Ein weiterer Ansatz ist die Nutzung sicherer Dateiübertragungsdienste oder Cloud-Speicheranbieter, die Verschlüsselung und Passwortschutz für gemeinsam genutzte Dateien anbieten.
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