كيفية إرسال المستندات بأمان عبر البريد الإلكتروني

لطالما كان البريد الإلكتروني أداة أساسية للتواصل ومشاركة الملفات. ومع ذلك، تظل الأكثر عرضة للخطر. مع تزايد المخاوف المتعلقة بالخصوصية وانتهاكات أمن البيانات، يجب أن تتمتع المستندات الحساسة المرسلة عبر البريد الإلكتروني بالحماية الكافية.

سنوضح لك في هذه المقالة كيفية إرسال المستندات بأمان عبر البريد الإلكتروني. من خلال اتباع نصائحنا، يمكنك أن تطمئن إلى أن مستنداتك ستصل إلى المستلمين المقصودين بشكل آمن، مما يمنحك راحة البال في الفضاء الرقمي المليء بالتهديدات الإلكترونية. دعنا ندخل مباشرة في صلب الموضوع!

---

4 طرق لإرسال المستندات بالبريد الإلكتروني بأمان

1. استخدام تشفير البريد الإلكتروني من طرف إلى طرف
2. استخدام خدمات البريد الإلكتروني المشفر
3. إرسال الملفات الخاصة بك بأمان عبر خدمات مشاركة الملفات
4. حماية المستندات والملفات بكلمة مرور قوية

---

سواء كنت محترفاً في مجال الأعمال ترسل تقارير سرية أو فرداً يشارك معلومات حساسة، فإن فهم أفضل الممارسات لنقل المستندات بشكل آمن أمر حيوي لحماية بياناتك من الوقوع في الأيدي الخطأ.

---

أفضل 4 طرق لإرسال المستندات بأمان عبر البريد الإلكتروني

إن مفتاح عمليات نقل المستندات القوية والموثوقة هو اعتماد تدابير أمنية وقائية من شأنها إبعاد لصوص الإنترنت. فيما يلي أربع طرق مجربة لإرسال المستندات بأمان عبر البريد الإلكتروني.

1. استخدام تشفير البريد الإلكتروني من طرف إلى طرف

يعد تشفير البريد الإلكتروني من النهاية إلى النهاية طريقة أكثر أماناً لحماية نصوصك وملفاتك. يعمل باستخدام مجموعة من المفاتيح لتشفير البريد الإلكتروني قبل إرساله وفك تشفير الرسالة عند استلامها. لم تعد عمليات التبادل الخاصة بك قابلة للقراءة بل تم تحويلها إلى نص مشفر مشفر بدلاً من ذلك.

هناك بروتوكولان رئيسيان للتشفير من طرف إلى طرف لتأمين رسالة البريد الإلكتروني ومرفقاتها:

1. S/MIME
2. PGP/MIME

إليك لمحة سريعة عن كل منها:

---

S/MIME

يعتمد بروتوكول S/MIME (ملحقات بريد الإنترنت الآمنة/متعددة الأغراض) على سلطة مركزية. يعزز أمان البريد الإلكتروني من خلال تشفير رسائل البريد الإلكتروني وإضافة توقيع رقمي. يحمي التشفير محتويات البريد الإلكتروني من هجمات الاختراق، في حين أن التوقيع الرقمي يصادق على هوية المرسل ويؤكد أن المرسل أرسل الرسالة بالفعل.

علاوةً على ذلك، يكتشف S/MIME أي تعديلات في الرسالة الأصلية بعد خروجها من صندوق الوارد. يدعم جميع عملاء البريد الإلكتروني الحديث تقريبًا بروتوكول S/MIME.

يعد تأمين رسائل البريد الإلكتروني باستخدام S/MIME أمرًا بسيطًا جدًا. كل ما تحتاجه هو شهادة بريد إلكتروني صادرة عن مرجع مصدق موثوق به. تستخدم شهادات البريد الإلكتروني PKI (البنية التحتية للمفاتيح العامة) لتشفير الرسائل وفك تشفيرها. S/MIME هي طريقة مضادة للرصاص لإرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني وتستخدم على نطاق واسع من قبل الشركات في جميع أنحاء العالم.

يمكنك الحصول على شهادة S/MIME من SSL Dragon. كتبنا أيضًا دليلاً مفصلاً حول كيفية تمكين تشفير S/MIME في Outlook.

كيفية تفعيل S/MIME على Gmail

يُرجى ملاحظة أن ميزة S/MIME متاحة فقط لمستخدمي Gmail للمؤسسات؛ ومستخدمي Gmail الأساسيات التعليمية، والقياسي، وترقية التعليم والتعلم، و Plus.

1. أولاً، تحتاج إلى تمكين S/MIME المستضاف لتشفير الرسائل.
2. اكتب بريدك الإلكتروني
3. انقر على أيقونة القفل الموجودة على اليمين بالقرب من الخيارات المتعلقة بالمستلم.
4. حدد عرض التفاصيل لتغيير إعداد S/MIME أو حدد مستوى التشفير المفضل لديك:
   • أخضر: يتم تشفير البريد الإلكتروني بواسطة S/MIME ويتطلب فك التشفير ن عبر مفتاح خاص قبل أن يمكن قراءته.
   • الرمادي: يتم تأمين البريد الإلكتروني باستخدام TLS (أمان طبقة النقل). ملاحظة: لكي يعمل هذا الخيار، يجب على كل من المرسل والمستلم استخدام TLS لتشفير الاتصالات أثناء المراسلات.
   • أثناء الإرسال.
   • أحمر: البريد الإلكتروني غير مشفر وسيتم إرساله بنص عادي.

كيفية تفعيل S/MIME على نظام iOS

لتنفيذ تشفير S/MIME على نظام iOS، اتبع الخطوات التالية:

• انتقل إلى الإعدادات المتقدمة وقم بتمكين خيار S/MIME.
• قم بتغيير التشفير افتراضيًا إلى نعم.
• اكتب بريدك الإلكتروني
• انقر على أيقونة القفل بالقرب من المستلم.
• أرفق مستنداتك.
• أرسل بريدك الإلكتروني بأمان

---

PGP/MIME

يعتمد PGP/MIME (الخصوصية الجيدة جدًا/ملحقات بريد الإنترنت متعددة الأغراض) على سلطة لا مركزية. إنه ترميز خاص لتشفير وتوقيع رسائل البريد الإلكتروني بواسطة نظام تشفير هجين. يتيح لك إنشاء رمز المفتاح الخاص بك، وهو مدعوم من Yahoo و AOL و Android.

الجانب السلبي في PGP/MIME هو أنه يتطلب أداة خارجية لاستخدامه.

تحتاج إلى تطبيق تابع لجهة خارجية لتشفير رسائل البريد الإلكتروني باستخدام PGP/MIME على أجهزة أندرويد. أحد أكثر التطبيقات شيوعًا للقيام بهذه المهمة هو OpenKeychain. قم بتنزيله من متجر التطبيقات واتبع تعليمات الإعداد لتشفير المستندات ورسائل البريد الإلكتروني وإرسالها وفك تشفيرها.

---

3. استخدام خدمات البريد الإلكتروني المشفر

إذا كنت تريد طريقة أسرع لتشفير رسائل البريد الإلكتروني، فإن الخيار البديل هو استخدام مزود خدمة بريد إلكتروني يوفر تشفيرًا من طرف إلى طرف. بعض الخيارات الأكثر موثوقية هي:

1. ابدأ البريد
2. توتانوتا
3. بروتونميل

تحقق منها:

ابدأ البريد

StartMail هي خدمة بريد إلكتروني مشفرة تركز على خصوصية المستخدم. فهو يستخدم خوارزميات تشفير متقدمة وإجراءات أمنية لحماية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

يقوم StartMail تلقائيًا بتشفير كل ما لديك على جهازك، ولا يستطيع فك تشفيرها إلا المستلم المقصود. ونتيجة لذلك، يضمن ذلك أنه حتى إذا اعترض شخص ما بريدك الإلكتروني أثناء الإرسال، فلن يتمكن من فك تشفير محتوياته.

يحتوي StartMail أيضًا على ميزة تسمى “كلمات مرور لمرة واحدة”، والتي تضيف طبقة إضافية من الأمان من خلال طلب كلمة مرور فريدة لكل جلسة تسجيل دخول.

---

توتانوتا

توتانوتا هو مزود بريد إلكتروني مشفر شائع آخر معروف بواجهته سهلة الاستخدام وميزات الأمان القوية. يقوم برنامج توتانوتا بتشفير رسائلك محلياً على جهازك قبل إرسالها، ويتم فك التشفير على جهاز المستلم. يضمن هذا النهج أنه حتى خوادم توتانوتا لا يمكنها الوصول إلى محتوى رسائلك الإلكترونية.

بالإضافة إلى ذلك، يدعم توتانوتا “رمز إعادة تعيين كلمة المرور” الذي يمكن إعداده أثناء التسجيل لمنع الوصول غير المصرح به إلى حسابك.

---

بروتونميل

ProtonMail هو واحد من أكثر خدمات البريد الإلكتروني المشفر أماناً وتركيزاً على الخصوصية. يوفر تشفيراً من طرف إلى طرف مع تشفير بدون وصول.

يستخدم ProtonMail معايير تشفير OpenPGP، ويمكنك أيضًا تمكين المصادقة الثنائية للحصول على مستوى إضافي من الأمان. تتمثل إحدى الميزات الفريدة في ProtonMail في قدرته على إرسال رسائل مشفرة إلى غير مستخدمي ProtonMail من خلال رابط محمي بكلمة مرور، مما يضمن التواصل الآمن مع أي شخص.

---

3. إرسال ملفاتك بشكل آمن عبر خدمات مشاركة الملفات

يزخر الإنترنت بخدمات مشاركة الملفات التي تسمح لك بتحميل ملفاتك بأمان إلى خوادم سحابية خارجية. فهي مفيدة عندما تحتاج إلى إرسال ملفات كبيرة مثل مقاطع الفيديو أو الصور عالية الجودة. تعمل تطبيقات مثل OneDrive وiCloud وSendAnywhere وDropbox على تبسيط مشاركة الملفات من خلال الاهتمام بجميع المسائل الأمنية. كل ما عليك فعله هو تعيين مستويات إذن الملف ثم إرسال الرابط عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة إلى المستلم المقصود.

---

4. حماية المستندات والملفات بكلمة مرور قوية

لا شيء يضاهي كلمة مرور قوية عندما يقوم مدير كلمات مرور موثوق به بإنشائها عشوائيًا. أنشئ كلمة مرور قوية واتبع الخطوات التالية:

كيفية حماية مستندات مايكروسوفت أوفيس بكلمة مرور

1. افتح ملفك.
2. انتقل إلى ملف > معلومات > حماية المستند (أو حماية المصنف في Microsoft Excel وحماية العرض التقديمي في PowerPoint).
3. بعد ذلك، حدد الخيار تشفير بكلمة مرور .
4. أدخل كلمة المرور الخاصة بك.
5. قم بتأكيد كلمة المرور الخاصة بك.
6. احفظ الملف.

---

كيفية حماية مستندات Adobe Acrobat PDF بكلمة مرور

يُرجى ملاحظة أن الإصدار المدفوع فقط هو الذي يسمح لك بتحرير ملف PDF. إليك كيفية حماية ملفات PDF في Adobe Acrobat Reader:

1. افتح ملف PDF الخاص بك.
2. حدد ملف.
3. حدد حماية باستخدام كلمة المرور.
4. حدد خيار العرض أو التحرير للمستلمين باستخدام كلمة المرور.
5. أدخل كلمة المرور الخاصة بك وقم بتأكيدها.
6. انقر فوق تطبيق لحفظ الملف.

---

كيفية تشفير الملفات على ماك

على أجهزة Mac، كل ما عليك فعله هو استخدام تطبيق المعاينة الافتراضي:

1. افتح ملف PDF باستخدام تطبيق المعاينة
2. حدد ملف > تصدير تصدير
3. أدخل اسم الملف.
4. اختر تشفير.
5. أدخل كلمة المرور الخاصة بك وقم بتأكيدها.
6. انقر فوق حفظ.

---

الأفكار النهائية

عرضنا لك الطرق الثلاث الأكثر شيوعًا حول كيفية إرسال المستندات بشكل آمن عبر البريد الإلكتروني. المستندات المحمية بكلمة مرور وخدمات مشاركة الملفات الآمنة هي الأنسب للتبادل الشخصي. بالنسبة للاتصالات التجارية، تُعد شهادات S/MIME الخيار الأفضل للاتصالات التجارية. باستخدام S/MIME، يمكنك تشفير رسائل البريد الإلكتروني والمستندات وتوقيعها رقميًا وإنشاء إرسال مضمون.

بغض النظر عن الخيار الذي تختاره، لا تعتبر البريد الإلكتروني ومشاركة الملفات أمراً مفروغاً منه. بدون حماية، يمكن أن تكون الضحية التالية لجريمة إلكترونية. يقلل التشفير من طرف إلى طرف بشكل كبير من المخاطر المرتبطة بالمستندات ورسائل البريد الإلكتروني المخترقة.

الأسئلة المتداولة