Cara Mengirim Dokumen dengan Aman melalui Email

Email selalu menjadi alat penting untuk komunikasi dan berbagi file. Namun, email tetap menjadi yang paling rentan. Dengan meningkatnya kekhawatiran seputar pelanggaran privasi dan keamanan data, dokumen sensitif yang dikirim melalui email harus memiliki perlindungan yang memadai.

Pada artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana cara mengirim dokumen dengan aman melalui email. Dengan mengikuti tips kami, Anda bisa yakin bahwa dokumen Anda akan sampai ke penerima yang dituju dengan aman, sehingga Anda bisa merasa tenang di dunia digital yang penuh dengan ancaman siber. Mari langsung saja kita bahas!

---

4 Cara Mengirim Dokumen Lewat Email dengan Aman

1. Gunakan Enkripsi Email Ujung ke Ujung
2. Menggunakan Layanan Email Terenkripsi
3. Kirim File Anda dengan Aman melalui Layanan Berbagi File
4. Lindungi Dokumen dan File dengan Kata Sandi yang Kuat

---

Baik Anda seorang profesional bisnis yang mengirimkan laporan rahasia atau individu yang berbagi informasi sensitif, memahami praktik terbaik untuk pengiriman dokumen yang aman sangatlah penting untuk melindungi data Anda agar tidak jatuh ke tangan yang salah.

---

4 Cara Terbaik untuk Mengirim Dokumen dengan Aman melalui Email

Kunci untuk transfer dokumen yang kuat dan dapat diandalkan adalah dengan menerapkan langkah-langkah keamanan preventif yang akan menjauhkan pencuri siber. Di bawah ini adalah empat cara yang telah terbukti untuk mengirim dokumen dengan aman melalui email.

1. Gunakan Enkripsi Email dari Ujung ke Ujung

Enkripsi email ujung ke ujung adalah cara yang lebih aman untuk melindungi teks dan file Anda. Enkripsi ini bekerja dengan menggunakan seperangkat kunci untuk mengenkripsi email sebelum dikirim dan mendekripsi pesan setelah diterima. Pertukaran Anda tidak lagi dapat dibaca tetapi diubah menjadi teks sandi yang diacak.

Dua protokol enkripsi end-to-end utama mengamankan pesan email dan lampiran Anda:

1. S/MIME
2. PGP/MIME

Berikut ini ikhtisar singkat mengenai masing-masingnya:

---

S/MIME

Protokol S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) bergantung pada otoritas terpusat. Protokol ini meningkatkan keamanan email dengan mengenkripsi pesan email dan menambahkan tanda tangan digital. Enkripsi melindungi konten email dari serangan man-in-the-middle, sementara tanda tangan digital mengautentikasi identitas pengirim dan mengonfirmasi bahwa pengirim benar-benar mengirim pesan.

Selain itu, S/MIME mendeteksi setiap perubahan pada pesan asli setelah pesan tersebut keluar dari kotak masuk. Hampir semua klien email modern mendukung protokol S/MIME.

Mengamankan email dengan S/MIME cukup mudah. Yang Anda perlukan hanyalah sertifikat Email yang dikeluarkan oleh Otoritas Sertifikat tepercaya. Sertifikat Email menggunakan PKI (Public Key Infrastructure) untuk mengenkripsi dan mendekripsi pesan. S/MIME adalah cara yang sangat aman untuk mengirim dokumen melalui Email dan digunakan dalam skala besar oleh bisnis di seluruh dunia.

Anda bisa mendapatkan sertifikat S/MIME dari SSL Dragon. Kami juga menulis panduan mendetail tentang cara mengaktifkan enkripsi S/MIME di Outlook.

Cara mengaktifkan S/MIME di Gmail

Harap diperhatikan bahwa fitur S/MIME hanya tersedia untuk pengguna Gmail Enterprise; Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade, dan Plus.

1. Pertama, Anda perlu mengaktifkan S/MIME yang dihosting untuk enkripsi pesan.
2. Tulis email Anda.
3. Klik ikon kunci yang terletak di sebelah kanan dekat opsi terkait penerima.
4. Pilih Lihat Detail untuk mengubah pengaturan S/MIME atau pilih tingkat enkripsi yang Anda inginkan:
   • Hijau: Email dienkripsi oleh S/MIME dan memerlukan dekripsi melalui kunci pribadi sebelum dapat dibaca.
   • Abu-abu: Email diamankan dengan TLS (Transport Layer Security). Catatan: Agar opsi ini berfungsi, baik pengirim maupun penerima harus menggunakan TLS untuk mengenkripsi komunikasi selama korespondensi.
   • selama transmisi.
   • Merah: Email tidak dienkripsi dan akan dikirim dalam bentuk teks biasa.

Cara mengaktifkan S/MIME di iOS

Untuk menerapkan enkripsi S/MIME di iOS, ikuti langkah-langkah di bawah ini:

• Navigasikan ke Pengaturan Lanjutan dan aktifkan opsi S/MIME.
• Ubah Enkripsi secara Default ke ya.
• Tulis email Anda.
• Klik ikon kunci di dekat penerima.
• Lampirkan dokumen Anda.
• Kirim email Anda dengan aman.

---

PGP/MIME

PGP/MIME (Pretty Good Privacy/Multipurpose Internet Mail Extensions) bergantung pada otoritas yang terdesentralisasi. Pengkodean khusus untuk enkripsi dan penandatanganan email dengan kriptosistem hibrida. Ini memungkinkan Anda untuk membuat kode kunci Anda sendiri dan didukung oleh Yahoo, AOL, dan Android.

Kelemahan PGP/MIME adalah membutuhkan alat pihak ketiga untuk menggunakannya.

Anda membutuhkan aplikasi pihak ketiga untuk mengenkripsi email dengan PGP/MIME pada perangkat Android. Salah satu aplikasi yang paling populer untuk melakukan pekerjaan ini adalah OpenKeychain. Unduh dari toko aplikasi dan ikuti petunjuk penyiapan untuk mengenkripsi, mengirim, dan mendekripsi dokumen dan email.

---

3. Gunakan Layanan Email Terenkripsi

Jika Anda menginginkan cara yang lebih cepat untuk mengenkripsi email, pilihan alternatifnya adalah menggunakan penyedia layanan email yang menawarkan enkripsi end-to-end. Beberapa opsi yang paling dapat diandalkan adalah:

1. StartMail
2. Tutanota
3. ProtonMail

Lihatlah mereka:

StartMail

StartMail adalah layanan email terenkripsi yang berfokus pada privasi pengguna. Layanan ini menggunakan algoritme enkripsi tingkat lanjut dan langkah-langkah keamanan untuk melindungi email Anda.

StartMail secara otomatis mengenkripsi semua email di perangkat Anda, dan hanya penerima yang dituju yang dapat mendekripsinya. Dengan demikian, hal ini memastikan bahwa meskipun seseorang mencegat email Anda saat pengiriman, mereka tidak akan dapat menguraikan isinya.

StartMail juga memiliki fitur yang disebut “One-Time Passwords,” yang menambahkan lapisan keamanan ekstra dengan mengharuskan kata sandi unik untuk setiap sesi login.

---

Tutanota

Tutanota merupakan penyedia email terenkripsi populer lainnya yang dikenal dengan antarmuka yang mudah digunakan dan fitur keamanan yang tangguh. Tutanota mengenkripsi pesan Anda secara lokal pada perangkat Anda sebelum dikirim, dan dekripsinya terjadi pada perangkat penerima. Pendekatan ini memastikan bahwa server Tutanota pun tidak dapat mengakses konten email Anda.

Selain itu, Tutanota mendukung “kode reset kata sandi” yang dapat diatur saat pendaftaran untuk mencegah akses tidak sah ke akun Anda.

---

ProtonMail

ProtonMail adalah salah satu layanan email terenkripsi yang paling aman dan berfokus pada privasi. Layanan ini menawarkan enkripsi ujung ke ujung dengan enkripsi tanpa akses.

ProtonMail menggunakan standar enkripsi OpenPGP, dan Anda juga dapat mengaktifkan autentikasi dua faktor untuk lapisan keamanan tambahan. Salah satu fitur unik ProtonMail adalah kemampuannya untuk mengirim pesan terenkripsi ke pengguna non-ProtonMail melalui tautan yang dilindungi kata sandi, memastikan komunikasi yang aman dengan siapa pun.

---

3. Kirim File Anda dengan Aman melalui Layanan Berbagi File

Internet berlimpah dengan layanan berbagi file yang memungkinkan Anda untuk mengunggah file dengan aman ke server cloud pihak ketiga. Layanan ini sangat berguna ketika Anda perlu mengirim file besar seperti video atau foto berkualitas tinggi. Aplikasi seperti OneDrive, iCloud, SendAnywhere, dan Dropbox menyederhanakan berbagi file dengan menangani semua masalah keamanan. Anda hanya perlu mengatur tingkat izin file dan kemudian mengirim tautan melalui email atau obrolan ke penerima yang dituju.

---

4. Lindungi Dokumen dan File dengan Kata Sandi yang Kuat

Tidak ada yang bisa mengalahkan kata sandi yang kuat jika pengelola kata sandi yang andal membuatnya secara acak. Buat kata sandi yang kuat dan ikuti langkah-langkah di bawah ini:

Cara Melindungi Dokumen Microsoft Office dengan Kata Sandi

1. Buka file Anda.
2. Arahkan ke File > Info > Lindungi Dokumen (atau Lindungi Buku Kerja di Microsoft Excel dan Lindungi Presentasi di PowerPoint).
3. Selanjutnya, pilih opsi Enkripsi dengan Kata Sandi .
4. Masukkan kata sandi Anda.
5. Konfirmasikan kata sandi Anda.
6. Simpan file.

---

Cara Melindungi Dokumen PDF Adobe Acrobat Dengan Kata Sandi

Harap diperhatikan bahwa hanya versi berbayar yang memungkinkan Anda untuk mengedit file PDF. Berikut ini cara melindungi PDF di Adobe Acrobat Reader:

1. Buka PDF Anda.
2. Pilih File.
3. Pilih Lindungi Menggunakan Kata Sandi.
4. Pilih opsi Melihat atau Mengedit untuk penerima yang menggunakan kata sandi.
5. Masukkan kata sandi Anda dan konfirmasikan.
6. Klik Terapkan untuk menyimpan file.

---

Cara Mengenkripsi File di Mac

Pada perangkat Mac, yang harus Anda lakukan adalah menggunakan aplikasi Pratinjau default:

1. Buka PDF Anda dengan aplikasi Pratinjau
2. Pilih File > Ekspor
3. Masukkan nama file.
4. Pilih Enkripsi.
5. Masukkan kata sandi Anda dan konfirmasikan.
6. Klik Simpan.

---

Pikiran Akhir

Kami telah menunjukkan kepada Anda tiga metode paling umum tentang cara mengirim dokumen dengan aman melalui email. Dokumen yang dilindungi kata sandi dan layanan berbagi file yang aman lebih cocok untuk pertukaran pribadi. Untuk komunikasi bisnis, sertifikat S/MIME adalah pilihan terbaik. Dengan S/MIME, Anda mengenkripsi dan menandatangani email dan dokumen Anda secara digital dan menciptakan transmisi yang sangat mudah.

Apa pun pilihan yang Anda pilih, jangan anggap remeh email dan berbagi file. Tanpa perlindungan, Anda bisa menjadi korban kejahatan dunia maya berikutnya. Enkripsi end-to-end sangat mengurangi risiko yang terkait dengan dokumen dan email yang disusupi.