Как безопасно отправлять документы по электронной почте

Электронная почта всегда была важным инструментом для общения и обмена файлами. Однако он остается самым уязвимым. Учитывая растущее беспокойство по поводу конфиденциальности и нарушения безопасности данных, конфиденциальные документы, отправляемые по электронной почте, должны иметь надлежащую защиту.

В этой статье мы расскажем Вам , как безопасно отправлять документы по электронной почте. Следуя нашим советам, Вы можете быть уверены, что Ваши документы дойдут до адресатов в целости и сохранности, обеспечивая Вам спокойствие в цифровом пространстве, изобилующем киберугрозами. Давайте перейдем непосредственно к делу!

---

4 способа безопасной отправки документов по электронной почте

1. Используйте сквозное шифрование электронной почты
2. Используйте зашифрованные службы электронной почты
3. Безопасно отправляйте свои файлы через службы обмена файлами
4. Защитите документы и файлы с помощью надежного пароля

---

Независимо от того, являетесь ли Вы профессионалом в бизнесе, отправляющим конфиденциальные отчеты, или частным лицом, делящимся секретной информацией, понимание лучших методов безопасной передачи документов жизненно важно для защиты Ваших данных от попадания в чужие руки.

---

4 лучших способа безопасной отправки документов по электронной почте

Ключом к надежной и безопасной передаче документов является принятие превентивных мер безопасности, которые не позволят киберворам проникнуть внутрь. Ниже перечислены четыре проверенных способа безопасной отправки документов по электронной почте.

1. Используйте сквозное шифрование электронной почты

End-to-End шифрование электронной почты – это более надежный способ защиты Ваших текстов и файлов. Он работает, используя набор ключей для шифрования письма перед отправкой и расшифровки сообщения при получении. Ваши сообщения больше нельзя читать, вместо этого они преобразуются в зашифрованный шифрованный текст.

Два основных протокола сквозного шифрования защищают Ваше сообщение электронной почты и вложения:

1. S/MIME
2. PGP/MIME

Вот краткий обзор каждого из них:

---

S/MIME

Протокол S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) полагается на централизованный орган. Он повышает безопасность электронной почты, шифруя сообщения и добавляя цифровую подпись. Шифрование защищает содержимое электронной почты от атак типа “человек посередине”, а цифровая подпись удостоверяет личность отправителя и подтверждает, что он действительно отправил сообщение.

Кроме того, S/MIME обнаруживает любые изменения в оригинальном сообщении после того, как оно покидает почтовый ящик. Почти все современные почтовые клиенты поддерживают протокол S/MIME.

Защита электронной почты с помощью S/MIME довольно проста. Все, что Вам нужно, – это сертификат электронной почты, выданный доверенным центром сертификации. Сертификаты электронной почты используют PKI (Инфраструктуру открытых ключей) для шифрования и расшифровки сообщений. S/MIME – это надежный способ отправки документов по электронной почте, который широко используется предприятиями по всему миру.

Вы можете получить сертификат S/MIME в SSL Dragon. Мы также написали подробное руководство о том, как включить шифрование S/MIME в Outlook.

Как активировать S/MIME в Gmail

Обратите внимание, что функция S/MIME доступна только для пользователей Gmail Enterprise; Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade и Plus.

1. Во-первых, Вам нужно включить хостинговый S/MIME для шифрования сообщений.
2. Напишите свой e-mail.
3. Нажмите на значок замка, расположенный справа рядом с опциями, связанными с получателем.
4. Выберите Просмотр деталей, чтобы изменить настройки S/MIME или выбрать предпочтительный уровень шифрования:
   • Зеленый: Письмо зашифровано с помощью S/MIME и требует расшифровки n с помощью закрытого ключа, прежде чем его можно будет прочитать.
   • Серый: Электронная почта защищена с помощью TLS (Transport Layer Security). Примечание: Чтобы эта опция работала, и отправитель, и получатель должны использовать TLS для шифрования сообщений во время переписки.
   • во время передачи.
   • Красный: Письмо не зашифровано и будет отправлено открытым текстом.

Как активировать S/MIME на iOS

Чтобы внедрить шифрование S/MIME на iOS, выполните следующие действия:

• Перейдите в раздел Дополнительные настройки и включите опцию S/MIME.
• Измените Encrypt by Default на yes.
• Напишите свое письмо.
• Нажмите на значок замка рядом с получателем.
• Прикрепите свои документы.
• Отправьте свое письмо безопасным способом.

---

PGP/MIME

PGP/MIME (Pretty Good Privacy/Multipurpose Internet Mail Extensions) опирается на децентрализованный орган. Это специальная кодировка для шифрования и подписания электронных писем с помощью гибридной криптосистемы. Он позволяет Вам создать собственный код ключа и поддерживается Yahoo, AOL и Android.

Недостатком PGP/MIME является необходимость использования стороннего инструмента для его использования.

Для шифрования электронной почты с помощью PGP/MIME на устройствах Android Вам понадобится стороннее приложение. Одно из самых популярных приложений для выполнения этой работы – OpenKeychain. Загрузите его из магазина приложений и следуйте инструкциям по настройке, чтобы шифровать, отправлять и расшифровывать документы и электронные письма.

---

3. Используйте зашифрованные службы электронной почты

Если Вам нужен более быстрый способ шифрования электронной почты, альтернативный вариант – воспользоваться услугами поставщика услуг электронной почты, который предлагает сквозное шифрование. Некоторые из самых надежных вариантов – это:

1. StartMail
2. Тутанота
3. ProtonMail

Проверьте их:

StartMail

StartMail – это зашифрованная служба электронной почты, которая уделяет особое внимание конфиденциальности пользователей. В нем используются передовые алгоритмы шифрования и меры безопасности для защиты Вашей электронной почты.

StartMail автоматически шифрует все Ваши письма на Вашем устройстве, и только адресат может их расшифровать. Это гарантирует, что даже если кто-то перехватит Ваше письмо во время передачи, он не сможет расшифровать его содержимое.

StartMail также имеет функцию “Одноразовые пароли”, которая добавляет дополнительный уровень безопасности, требуя уникальный пароль для каждой сессии входа в систему.

---

Тутанота

Tutanota – еще один популярный провайдер зашифрованной электронной почты, известный своим удобным интерфейсом и надежными средствами защиты. Tutanota шифрует Ваши сообщения локально на Вашем устройстве перед их передачей, а расшифровка происходит на устройстве получателя. Такой подход гарантирует, что даже серверы Tutanota не смогут получить доступ к содержимому Ваших писем.

Кроме того, Tutanota поддерживает “код сброса пароля”, который можно задать при регистрации, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к Вашей учетной записи.

---

ProtonMail

ProtonMail – один из самых безопасных и ориентированных на конфиденциальность сервисов зашифрованной электронной почты. Он предлагает сквозное шифрование с нулевым доступом.

ProtonMail использует стандарты шифрования OpenPGP, и Вы также можете включить двухфакторную аутентификацию для дополнительного уровня безопасности. Уникальной особенностью ProtonMail является возможность отправлять зашифрованные сообщения пользователям, не являющимся пользователями ProtonMail, по защищенной паролем ссылке, обеспечивая безопасное общение с кем угодно.

---

3. Безопасно отправляйте свои файлы через службы обмена файлами

Интернет изобилует файлообменными сервисами, которые позволяют Вам безопасно загружать Ваши файлы на сторонние облачные серверы. Они удобны, когда Вам нужно отправить большие файлы, например, видео или высококачественные фотографии. Такие приложения, как OneDrive, iCloud, SendAnywhere и Dropbox, упрощают обмен файлами, принимая на себя все заботы о безопасности. Все, что Вам нужно сделать, это установить уровни разрешения файлов, а затем отправить ссылку по электронной почте или в чат адресату.

---

4. Защитите документы и файлы с помощью надежного пароля

Нет ничего лучше надежного пароля, если надежный менеджер паролей генерирует его случайным образом. Создайте надежный пароль и выполните следующие действия:

Как защитить документы Microsoft Office с помощью пароля

1. Откройте Ваш файл.
2. Перейдите в раздел Файл > Информация > Защитить документ (или Защитить рабочую книгу в Microsoft Excel и Защитить презентацию в PowerPoint).
3. Далее выберите опцию Шифровать с паролем .
4. Введите Ваш пароль.
5. Подтвердите свой пароль.
6. Сохраните файл.

---

Как защитить документы Adobe Acrobat PDF с помощью пароля

Обратите внимание, что только платная версия позволяет редактировать PDF-файлы. Вот как защитить PDF-файлы в Adobe Acrobat Reader:

1. Откройте Ваш PDF-файл.
2. Выберите Файл.
3. Выберите Защитить с помощью пароля.
4. Выберите опцию Просмотр или Редактирование для получателей, использующих пароль.
5. Введите пароль и подтвердите его.
6. Нажмите Применить, чтобы сохранить файл.

---

Как зашифровать файлы на Mac

На устройствах Mac достаточно воспользоваться стандартным приложением Preview:

1. Откройте PDF с помощью приложения Preview .
2. Выберите Файл > Экспорт
3. Введите имя файла.
4. Выберите Зашифровать.
5. Введите пароль и подтвердите его.
6. Нажмите Сохранить.

---

Заключительные мысли

Мы показали Вам три наиболее распространенных способа безопасной отправки документов по электронной почте. Защищенные паролем документы и безопасные сервисы обмена файлами лучше подходят для личного обмена. Для делового общения лучшим вариантом являются сертификаты S/MIME. С помощью S/MIME Вы шифруете и подписываете цифровой подписью свои электронные письма и документы, создавая надежную передачу данных.

Независимо от того, какой вариант Вы выберете, не воспринимайте электронную почту и совместное использование файлов как нечто само собой разумеющееся. Без защиты Вы можете стать следующей жертвой киберпреступления. Сквозное шифрование значительно снижает риски, связанные с несанкционированным доступом к документам и электронной почте.

Часто задаваемые вопросы